Container đóng cửa, xe đã chạy. Ba hôm sau khách gọi: thiếu một kiện chân bàn. Cái bàn đó không lắp được, và kho bắt đầu lật lại phiếu xuất, đếm lại hàng trên kệ để xem kiện kia đang nằm ở đâu.
Ở kho thành phẩm nội thất, cái khó không nằm ở số mã hàng. Nó nằm ở kiện. Kiện to, nặng, xếp cao ba bốn tầng. Một cái tủ đi hai ba kiện. Kiện bàn màu sồi với kiện bàn màu óc chó nhìn y như nhau, chỉ khác dòng chữ trên nhãn. Đếm bằng mắt, ghi phiếu tay thì sớm muộn gì cũng sót.
RFID gỡ đúng chỗ này. Mỗi kiện mang một tem RFID có mã riêng. Máy quét RFID không cần nhìn thấy tem như máy quét mã vạch, nên bạn đứng ở lối đi vẫn đọc được tem trên các kiện ở tầng kệ trên cao.
Tóm tắt nhanh
- Kho thành phẩm nội thất khó đếm vì kiện to, xếp cao, một sản phẩm đi nhiều kiện và nhiều kiện nhìn giống nhau.
- Mỗi kiện một tem RFID, gán với mã hàng trên đầu đọc để bàn ngay ở bàn đóng gói.
- Máy quét cầm tay lo phần còn lại: nhập kho cả pallet, kiểm kho từ lối đi không cần hạ pallet, quét từng kiện khi xuất.
- ERP giữ nguyên. Danh mục và số tồn trao đổi qua file Excel, muốn tự động thì kết nối qua API/SDK.
- Bộ kit 25,000,000đ chưa VAT: máy quét cầm tay, đầu đọc để bàn, 2,500 tem và phần mềm Sense Inventory Essentials 0đ/tháng.
Vì sao kho thành phẩm nội thất khó đếm
Kho quần áo đếm từng món. Kho nội thất đếm từng kiện, và kiện có những cái khó riêng.
Kiện xếp cao, nhãn quay vào trong
Pallet kiện xếp trên kệ ba, bốn tầng, hoặc chồng thành khối giữa sàn. Nhãn của kiện nằm ở mặt nào thì tùy lúc xếp, có kiện quay nhãn vào trong. Muốn đọc nhãn kiện ở tầng trên, kho phải dùng xe nâng hạ pallet xuống. Mỗi lần kiểm kê cần mấy người và xe nâng, nên rất dễ bị dời sang tháng sau.
Một sản phẩm, nhiều kiện
Tủ áo đi ba kiện. Bàn làm việc đi hai kiện, mặt bàn một kiện, chân bàn một kiện. Trên giấy ghi "20 tủ", nhưng ngoài kho là 60 kiện, và chỉ cần thiếu một kiện là có một bộ không giao được. Đếm tay thì rất khó thấy kiện nào đang hụt, nhiều khi tới tay khách rồi mới biết.
Kiện nhìn giống nhau
Cùng một mẫu bàn có ba màu gỗ, hai kích thước. Thùng carton trơn như nhau, chỉ khác mã in trên nhãn. Lúc xuất gấp, lấy nhầm kiện màu sồi thay vì màu óc chó là chuyện dễ xảy ra.
Xuất theo xe, theo container
Kiện lên xe, lên container được đếm bằng mắt rồi so với packing list bằng tay. Kiện xếp sát nhau, thùng giống nhau, nên sót một kiện hay thừa một kiện là chuyện dễ xảy ra, có khi tới lúc khách báo mới biết.
Số trên ERP đi sau hàng thật
Phiếu nhập, phiếu xuất ghi tay, cuối ca mới nhập vào máy. Sai một dòng là tồn kho lệch ngay từ đầu, và tới kỳ kiểm kê mới thấy.
Điểm chung của mấy cái khó trên: muốn biết kiện nào đang ở đâu, người ta phải nhìn thấy nhãn của từng kiện. Kho cần một cách đọc kiện mà không phải nhìn thấy nhãn, không phải chạm tay vào từng kiện. Đó là chỗ của RFID.
Dán tem ở bàn đóng gói: mỗi kiện một tem
Mọi thứ bắt đầu ở cuối chuyền, lúc kiện vừa đóng xong. Bạn đặt đầu đọc RFID để bàn ngay ở bàn đóng gói, cắm vào máy tính qua cổng USB. Đặt tem lên đầu đọc, chọn mã hàng của kiện, gán tem với mã đó, rồi dán tem lên kiện. Mỗi tem đã có sẵn một mã riêng trong chip, nên bạn không cần máy in tem.
Ba điều nên chốt ngay từ đầu:
- Dán cùng một chỗ trên mọi kiện. Ví dụ góc trên của mặt hông, phía sẽ quay ra lối đi. Người trong kho quen tay, lúc cần kiểm lại một kiện cũng biết ngay tem nằm đâu.
- Không gập tem, không dán chồng hai tem lên nhau. Tem bị gập hoặc chồng lên nhau sẽ đọc chập chờn.
- Sản phẩm đi nhiều kiện: gán tem theo mã của từng kiện. Nếu danh mục của bạn đã có mã riêng cho mặt bàn, chân bàn, hay kiện 1, 2, 3 của tủ, thì tem của kiện nào gán đúng vào mã kiện đó. Phần mềm đếm theo mã, nên lúc kiểm kho hay lúc xuất, nhìn số từng mã là thấy kiện nào đang ít hơn. Danh mục chưa tách mã theo kiện thì bàn với Nextwaves lúc thiết lập.
Tem RFID dán lên kiện là loại tem UHF mỏng, dán như nhãn giấy. Muốn hiểu thêm về các loại tem, xem bài thẻ UHF RFID là gì.
Nhập kho thành phẩm: quét cả pallet bằng máy RFID cầm tay
Pallet kiện từ xưởng chuyển lên kho. Thay vì đếm từng kiện rồi ghi phiếu, thủ kho cầm máy quét RFID cầm tay rà qua pallet. Máy đọc tem trên các kiện cùng lúc, các kiện vào phiếu nhập trong một lượt quét. Máy quét kết nối với điện thoại qua Bluetooth, nên thủ kho làm ngay tại cửa kho, không phải chạy về bàn máy tính.
Hai thói quen giúp phiếu nhập sạch:
- Kéo pallet ra chỗ thoáng trước khi quét. Máy bắt được cả tem của pallet đứng sát bên, quét giữa hai pallet là dễ lẫn.
- Nhìn danh sách trên màn hình, so số kiện với phiếu giao của xưởng, gỡ dòng lạ nếu có, rồi mới bấm hoàn tất.
Phiếu nhập hoàn tất là tồn kho trong Sense Inventory đổi theo, không phải đợi cuối ca chép phiếu tay vào máy. Số bên ERP cập nhật theo cách hai bên trao đổi dữ liệu, nói ở phần ERP bên dưới.
Kiểm kho từ lối đi, không cần hạ pallet
Đây là việc RFID đỡ cho kho nội thất nhiều nhất. Bạn đi dọc lối đi, rà máy quét cầm tay dọc dãy kệ. Tem trên các kiện ở các tầng được đọc cùng lúc. Không hạ pallet, không trèo, không cần xếp lịch xe nâng cho ngày kiểm kê.
Mỗi lần kiểm, bạn chọn phạm vi trong phần mềm:
- Toàn kho: mọi mã đang có tồn ở kho đó.
- Theo danh mục: ví dụ chỉ kiểm nhóm bàn ghế văn phòng.
- Mặt hàng đã chọn: vài mã đang nghi lệch, hoặc các mã sắp xuất theo đơn lớn.
Quét xong, kết quả chia thành từng nhóm. Thất lạc là kiện sổ kho có mà quét không thấy. Thừa là kiện quét thấy mà sổ không ghi ở kho này, thường là hàng để sai chỗ hoặc nhập rồi mà chưa ghi phiếu.
Vài kinh nghiệm để con số đáng tin:
- Trước khi kiểm, hoàn tất các phiếu nhập, xuất còn treo, và quét nhận các chuyến hàng chuyển kho đã về tới nơi. Nếu không, phần mềm sẽ báo lệch ảo.
- Đi theo một tuyến cố định, hết dãy này mới sang dãy kia, để không sót khu nào.
- Khu nào báo thất lạc, quét lại từ phía khác trước khi kết luận mất. Kiện nằm sâu giữa khối chồng dày có thể bị các kiện khác che.
Tồn kho chỉ đổi khi bạn chọn chốt phiên kèm điều chỉnh tồn. Muốn cấp trên xem kết quả trước thì chỉ chốt phiên, số tồn giữ nguyên.
Cần gấp một kiện: tìm theo tiếng bíp
Khách cần gấp một kiện thay thế, hay một kiện bị xếp nhầm dãy. Kho rộng, kiện nào cũng màu carton, đi soi nhãn từng dãy thì rất mất công.
Trên ứng dụng Sense Inventory, bạn chọn mã hàng hoặc đúng mã tem cần tìm, bấm tìm, rồi cầm máy quét đi dọc các dãy. Máy kêu bíp mỗi khi đọc trúng tem đó. Mỗi lần đọc trúng, máy tự giảm công suất, nên bạn phải lại gần hơn mới nghe tiếp tiếng bíp, cứ thế khoanh dần lại cho tới đúng kiện. Tìm theo mã hàng thì kiện nào của mã đó cũng làm máy kêu; cần đúng một kiện thì chọn đúng mã tem của kiện ấy.
Xuất kho bằng RFID: quét từng kiện khi lên xe, lên container
Lúc xếp hàng lên xe, thủ kho quét từng kiện. Kiện quét được vào phiếu xuất, tồn kho trừ theo đúng từng kiện, và bạn biết rõ kiện nào đã đi.
Trước khi đóng cửa container, nhìn số kiện của từng mã trên phiếu xuất và tự so với packing list. Nếu mỗi kiện có mã riêng, đơn 20 tủ mà mã kiện số 3 mới có 19 thì bạn thấy ngay lúc đó, khi kiện còn ở trong kho, không phải ba hôm sau qua cuộc gọi của khách.
Để phiếu xuất không lẫn:
- Để hàng chưa xuất cách xa chỗ quét. Máy bắt được cả tem gần đó.
- Thấy dòng lạ trong danh sách thì gỡ ra trước khi hoàn tất phiếu.
Phiếu xuất ở đây chỉ làm một việc: trừ kho đúng kiện đã đi. Đơn bán, hóa đơn, công nợ vẫn ở ERP hay phần mềm kế toán bạn đang dùng.
Đang dùng ERP thì sao?
Không cần đổi. Phần mềm kiểm kho Sense Inventory lo phần RFID của kho: gán tem, nhập kho, kiểm kho, tìm kiện, xuất kho. ERP vẫn lo kế toán, đơn bán và hóa đơn như hiện nay.
Hai bên nói chuyện với nhau theo hai mức:
- Qua file Excel: danh mục mã hàng và số tồn trao đổi giữa hai hệ thống bằng file Excel theo mẫu thống nhất. Cách này chạy được ngay từ ngày đầu, không phải can thiệp vào ERP.
- Qua API/SDK: muốn dữ liệu tự chảy giữa hai bên thì kết nối qua API/SDK của Nextwaves. Phần việc phía ERP do đội IT hoặc bên cung cấp ERP của bạn làm.
Nhiều kho, nhiều nhà máy
Mỗi nơi là một kho trong phần mềm. Bạn xem tồn của từng nơi và chuyển hàng giữa các kho. Hàng đang trên đường không tính vào kho nào cho tới khi kho nhận quét nhận. Một bộ kit đủ cho một kho, mở thêm kho thì thêm thiết bị.
Bắt đầu từ đâu
Bạn không cần làm cả nhà máy một lần. Có thể bắt đầu từ một kho thành phẩm: đầu đọc để bàn ở khu đóng gói, máy quét cầm tay cho việc trong kho.
- Chuẩn bị danh mục. Xuất danh sách mã hàng từ ERP ra Excel. Sản phẩm nào đi nhiều kiện thì xem danh mục đang có mã riêng cho từng kiện chưa, như ở trên.
- Chốt chỗ dán tem cho từng loại kiện, và chỉ cho tổ đóng gói một lần.
- Dán tem cho hàng mới ngay ở bàn đóng gói, từ ngày đầu.
- Dán tem cho hàng đang nằm sẵn trong kho. Kiện trên kệ cao vẫn phải hạ xuống để dán, nên ghép việc này vào đợt kiểm kê bạn đang định làm. Cho tới khi mọi kiện của một mã đều có tem, kết quả kiểm của mã đó sẽ báo thiếu những kiện chưa dán.
- Kiểm kho lần đầu bằng RFID, so với số trên ERP, xử lý phần lệch. Từ đây, các lần kiểm sau đứng ở lối đi là quét được.
Còn đang cân nhắc có nên làm RFID không, bài có nên đầu tư RFID có cách tự kiểm tra trước khi bỏ tiền.
Bộ kit để bắt đầu
Starter Kit Bán Lẻ của Nextwaves có giá trọn bộ 25,000,000đ (chưa VAT). Trong hộp có:
- 1 đầu đọc RFID để bàn, đặt ở bàn đóng gói, cắm máy tính qua USB.
- 1 máy quét RFID cầm tay cho nhập kho, kiểm kho, tìm kiện, xuất kho, kết nối điện thoại qua Bluetooth.
- 2,500 tem RFID để dán lên 2,500 kiện thành phẩm.
- Phần mềm kiểm kho Sense Inventory Essentials, 0đ/tháng.
Hai máy do Nextwaves sản xuất, có chứng nhận hợp quy. Đi kèm là hỗ trợ thiết lập hệ thống, đào tạo nhân viên khi bàn giao và bảo hành thiết bị 12 tháng. Muốn tính tổng chi phí theo số kiện của kho, xem bài chi phí hệ thống RFID.
Trong ngành nội thất, Nội thất Xuân Hòa là một khách hàng của Nextwaves.
Muốn biết kho bạn cần bao nhiêu tem và thiết bị gì? Trả lời 9 câu hỏi trên trang bộ kit, mất khoảng 30 giây, chọn ngành Nội Thất/Gia Dụng, hoặc điền form ngay bên dưới. Nextwaves gọi lại, tư vấn số tem và thiết bị theo số kiện và số kho của bạn.
Câu hỏi thường gặp
Kiện xếp trên kệ cao có quét được không?
Được. Rà máy cầm tay dọc dãy kệ từ lối đi là đọc được tem trên các kiện, không cần hạ pallet xuống. Kiện nằm sâu giữa khối chồng dày có thể bị che, khu nào báo thiếu thì quét lại từ phía khác.
Kiện đã có nhãn mã vạch rồi thì sao?
Cứ giữ nhãn mã vạch đang dùng. Khác biệt là mã vạch phải nhìn thấy và quét từng nhãn một, nhãn quay vào trong là phải xoay kiện. Tem RFID thì máy đọc được nhiều kiện cùng lúc mà không cần thấy tem. So sánh kỹ hơn ở bài RFID và mã vạch.
Hàng có khung sắt thì sao?
Kim loại có thể làm tem khó đọc hơn, nhất là khi tem nằm sát kim loại. Nextwaves sẽ tư vấn loại tem và vị trí dán phù hợp với hàng của bạn.
Có cần máy tính không?
Có, cho đầu đọc để bàn: đầu đọc cắm cổng USB vào máy tính ở bàn đóng gói, đọc tem thẳng vào bản web Sense Inventory trên Chrome hoặc Edge. Máy quét cầm tay thì kết nối với điện thoại qua Bluetooth.
Trong kho mất mạng thì có kiểm được không?
Được. Kiểm kho và quét tem trên ứng dụng điện thoại vẫn chạy khi mất mạng, có mạng lại thì tự đồng bộ.
2,500 tem có đủ không?
Một cuộn dán được 2,500 kiện. Kho nhiều kiện hơn thì mua thêm tem theo cuộn.
Phần mềm tặng kèm gồm những gì?
Sense Inventory Essentials là phần mềm kiểm kho, 0đ/tháng: gắn tem RFID cho từng kiện, nhập kho, xuất kho, kiểm kho và dò hàng bằng RFID, xem tồn kho trên máy tính và điện thoại. Cần thêm việc gì ngoài Essentials thì hỏi Nextwaves việc đó có trong gói Premium không, gói này báo giá riêng.
