RFID giúp tiệm vàng kiểm nhiều món cùng lúc thay vì đếm tay từng khay. Nhưng kết quả chỉ đáng tin khi tem gắn đúng món, máy đọc đủ tem và số tồn trên phần mềm đã được cập nhật. Chỉ cần nhập thiếu một tem, quét sót hàng sau mặt kính hoặc giao hàng cho khách mà chưa ghi xuất, số kiểm đã có thể lệch với hàng thực tế.
Tóm tắt 30 giây
- Gắn tem xong vẫn phải nhập kho trên phần mềm. Chưa nhập kho thì món đó chưa được tính vào tồn.
- Mỗi lần chỉ để trên đầu đọc những món đang cần đọc. Khay khác và cuộn tem để xa ra.
- Đúng số chưa chắc đúng món. Kiểm cả mã hàng, không chỉ đếm tổng.
- Mở tủ quét bên trong hoặc đặt khay lên đầu đọc, không quét qua mặt kính.
- Trước khi kiểm, ghi đủ hàng đã bán, hàng gửi thợ, hàng chuyển chi nhánh.
- Báo thiếu chưa chắc là mất. Quét lại, tìm món, rồi mới điều chỉnh tồn.
Sai sót khi kiểm hàng bằng RFID thường đến từ đâu?
Máy đọc RFID ghi nhận những tem nó đọc được. Phần mềm lấy các mã tem đó đối chiếu với số tồn đã lưu. Vì vậy, một món bị báo thiếu chưa chắc đã mất. Nguyên nhân có thể nằm ở ba chỗ:
- Tem: tem gắn nhầm món, bị gập hoặc bị che nên khó đọc.
- Cách quét: quét qua mặt kính, quét quá nhanh, bỏ sót một tủ hoặc máy đọc cả tem ở khay bên cạnh.
- Sổ sách: món đã gắn tem mà chưa nhập kho, hoặc món đã bán, đã gửi thợ, đã chuyển chi nhánh nhưng chưa được ghi lại.
Lưu ý khi gắn tem lúc nhập hàng
Gắn nhầm tem hoặc nhập sai mã hàng từ đầu thì những lần kiểm sau cũng dễ bị lệch. Vì vậy, cần kiểm kỹ ngay lúc nhập hàng.
Gắn tem xong phải nhập kho trên phần mềm
Trên phần mềm kiểm kho Sense Inventory, một tem chỉ được tính thành một món trong tồn kho khi được quét vào phiếu nhập kho. Chỉ đăng ký mã tem thì số tồn không tăng. Món đã gắn tem nhưng chưa nhập kho sẽ hiện ở nhóm Thẻ lạ khi kiểm và không được tính vào số tồn. Vì vậy, phải nhập kho, đối chiếu đủ số món rồi mới đưa hàng lên tủ.
Mỗi lượt chỉ để một mã hàng trên đầu đọc
Khi nhập hàng, nhân viên chọn mã hàng trên phiếu, bật quét tự động rồi đặt những món thuộc mã đó lên đầu đọc. Mỗi tem máy đọc được sẽ được ghi nhận thành một món của mã đang chọn. Nhưng một khay trang sức thường có nhiều mẫu khác nhau. Nếu đặt cả khay lên quét tự động, những tem đọc được có thể bị ghi vào cùng một mã hàng. Máy cũng có thể đọc nhầm tem ở khay bên cạnh hoặc cuộn tem chưa dùng. Vì vậy:
- Tách hàng theo mã trước khi nhập. Trên và quanh đầu đọc chỉ để các món của mã đang nhập.
- Xong một mã, tắt quét tự động rồi mới chuyển sang mã khác.
- Trước khi hoàn tất phiếu, so số tem máy đọc được với số món đếm tay. Nếu lệch, kiểm tra xem có tem nào chưa đọc được hoặc máy có đọc nhầm tem từ khay khác không. Ngay cả khi hai số bằng nhau vẫn phải xem lại danh sách mã trên phiếu, vì một tem bị sót và một tem khác bị đọc nhầm vẫn có thể cho ra cùng một tổng.
Gắn tem đúng cách trên trang sức
Tem RFID trang sức là loại tem riêng, khổ 100 × 17 mm. Phần ăng-ten nằm ngoài món hàng, không áp sát kim loại, nên tem vẫn đọc được khi gắn trên vàng. Khi gắn:
- Để phần ăng-ten nằm ngoài, không ép phần đó sát vào thân món hàng.
- Không gập tem. Tem bị gập đọc chập chờn.
- Với bông tai, mặt dây chuyền nhỏ, nên gắn và đọc thử vài món trước khi làm cả lô. Khi thiết lập hệ thống, Nextwaves sẽ cùng tiệm kiểm tra cách gắn tem cho từng loại trang sức.
Lần đầu triển khai: gắn tem cho toàn bộ hàng đang có
Khi mới bắt đầu, tiệm cần gắn tem cho toàn bộ hàng đang quản lý, từ hàng trong tủ trưng bày đến hàng cất trong két và những chỗ khác. Sau đó nhập số hàng này vào phần mềm làm tồn ban đầu và kiểm lại toàn bộ để đối chiếu với hàng thực tế. Số tồn ban đầu phải đúng thì những lần kiểm sau mới có cơ sở để đối chiếu.
Lưu ý khi bày hàng trên khay và trong tủ
RFID đọc được nhiều tem cùng lúc mà không cần nhìn thấy tem. Nhưng tem bị che kín, nằm kẹp dưới món khác hoặc dán chồng lên nhau thì dễ bị sót.
- Xếp gọn nhưng đừng quá dày. Nếu hàng trên một khay thường bị báo thiếu khi quét, thử giảm số món trên khay hoặc đổi hướng đặt tem.
- Không để tem bị kẹp. Dây chuyền, lắc tay xếp dài trên khay thì đừng để sợi này đè lên tem của sợi bên cạnh. Nhẫn cắm trên khay thì để tem nằm ra ngoài, không nhét xuống rãnh. Tem nằm dưới một chiếc vòng hay dưới đáy hộp là tem dễ bị sót.
- Nhìn lại tem sau khi khách xem hàng. Khách xem, đeo thử xong, nhân viên kiểm tra tem trước khi đặt món về khay: tem còn nguyên, không gập, không rách.
- Thay tem phải cập nhật mã mới. Tem dính nước vẫn đọc được. Với tem bị rách, gãy hoặc bong, cần đọc thử lại. Nếu máy đọc không ổn thì thay tem. Mỗi tem có một mã riêng, nên khi thay phải cập nhật mã mới cho món đó trên phần mềm ngay trong ngày. Nếu không, phần mềm vẫn báo thiếu theo mã cũ, còn tem mới xuất hiện ở nhóm Thẻ lạ.
Lưu ý khi đặt khay lên đầu đọc ở quầy
Đầu đọc để bàn có thể đọc nhiều tem trên một khay cùng lúc, nên nhân viên không phải quét từng món khi nhập, xuất hàng. Nhưng máy chỉ đọc tem, không tự ghi nhập hay xuất kho. Nhân viên vẫn phải mở đúng phiếu trên phần mềm và hoàn tất phiếu. Nếu để nhiều khay sát đầu đọc, máy có thể đọc nhầm tem của khay khác.
- Mỗi lần một khay. Khay đang chờ, cuộn tem và hàng chưa xử lý để cách xa đầu đọc. Lúc nhập hàng bằng quét tự động, khay có nhiều mẫu thì vẫn tách theo mã như ở phần trên, không quét nguyên khay.
- Kiểm đúng món, không chỉ đúng số. Trước khi hoàn tất phiếu, số món đọc được phải khớp với số món trên khay, và các dòng trên phiếu phải đúng mã hàng đang xử lý.
- Món giao cho khách phải được ghi xuất. Bán hàng, cân và tính giá vẫn làm ở phần mềm bán vàng của tiệm. Nếu phần mềm đó chưa kết nối với Sense Inventory, nhân viên lập phiếu xuất trên Sense Inventory, đặt món lên đầu đọc để quét vào phiếu rồi hoàn tất. Chỉ đặt món lên đầu đọc mà không có phiếu xuất thì tồn kho không đổi. Món bán rồi mà chưa ghi xuất sẽ hiện thiếu ở lần kiểm sau.
- Để riêng tem đã tháo. Nếu tiệm tháo tem khi giao hàng cho khách, cần gom các tem đó vào một chỗ riêng, cách xa tủ và đầu đọc. Tem của món đã bán mà còn nằm trong vùng quét có thể bị đọc lại, khiến phần mềm báo Thừa hoặc Thẻ lạ.
Nếu phần mềm bán vàng của tiệm đã kết nối với Sense Inventory qua API/SDK của Nextwaves, dữ liệu bán hàng có thể được dùng để ghi xuất kho. Tiệm nên hỏi rõ đơn vị làm phần mềm cách dữ liệu được cập nhật giữa hai hệ thống, để tránh phải nhập lại bằng tay.
Lưu ý khi kiểm hàng cuối ngày bằng máy cầm tay
Trước khi quét: kiểm tra phiếu và các chỗ cất hàng
Phần mềm đối chiếu hàng quét được với số tồn đã ghi nhận. Món chuyển từ tủ trưng bày vào két vẫn là hàng của tiệm, không cần ghi xuất. Nhưng nếu kiểm cả tiệm thì phải mở két để kiểm cả số hàng cất bên trong. Còn món đã bán, gửi thợ hoặc chuyển chi nhánh mà chưa được ghi nhận trên phần mềm thì có thể bị báo thiếu dù không mất. Trước khi kiểm, cần rà lại:
- Món đã bán trong ngày đã được ghi xuất chưa.
- Hàng gửi thợ sửa đã được ghi lại chưa.
- Hàng chuyển chi nhánh đã có phiếu chuyển và bên nhận đã xác nhận chưa. Trong lúc chuyển, hàng chưa được ghi nhận thuộc chi nhánh nào. Nếu nhiều món cùng bị báo thiếu, phiếu chuyển còn treo thường là một nguyên nhân cần kiểm tra.
- Phiếu nhập, xuất trong ngày đã hoàn tất hết chưa.
Nếu nhiều người cùng kiểm, cần thống nhất giờ bắt đầu để tất cả đối chiếu với cùng một số tồn.
Mở tủ, quét bên trong
Quét từ bên ngoài mặt kính dễ sót món. Mở cửa tủ và đưa máy vào gần các khay. Tủ nhiều tầng thì quét lần lượt từng tầng.
Quét lần lượt từng tủ theo một thứ tự cố định
- Quét từ trái sang phải, từ trên xuống dưới, hết tủ này mới sang tủ khác để tránh bỏ sót hoặc quay lại quét trùng một tủ. Dù làm đúng thứ tự, máy vẫn có thể bỏ sót tem bị che, nên quét xong phải xem còn món nào bị báo thiếu.
- Đưa máy chậm và đều, không quét lướt cả dãy tủ một lượt.
- Nhìn số món, không nhìn số lần đọc. Một tem có thể được đọc hàng trăm lần nhưng vẫn chỉ là một món.
- Công suất máy cầm tay có thể chỉnh trên app. Các tủ trong tiệm vàng thường đặt sát nhau. Nếu để công suất quá cao, máy có thể đọc cả tem ở tủ bên cạnh. Vì vậy, chỉ tăng công suất khi đã đưa máy đến gần mà vẫn chưa đọc đủ tem.
Nextwaves ước tính một người có thể kiểm khoảng 3,000 món trong 30 phút. Thời gian thực tế còn tùy số tủ, cách xếp hàng và số món phải kiểm tra lại khi có chênh lệch.
Kiểm riêng từng nhóm hàng
Tiệm có thể kiểm toàn bộ hàng hoặc chỉ kiểm riêng một nhóm như nhẫn, dây chuyền, bông tai, nếu đã chia danh mục trên phần mềm. Ví dụ, khi kiểm riêng nhẫn, kết quả chỉ tính cho nhóm nhẫn. Nếu máy đọc được tem của nhóm khác, phần mềm sẽ đưa vào mục Ngoài phạm vi kiểm kê, không cộng vào kết quả đang kiểm. Vì vậy, kiểm xong một nhóm không có nghĩa là đã kiểm xong cả tiệm.
Mất mạng vẫn kiểm được, nhưng phải đồng bộ trước khi chốt
Khi mất mạng, nhân viên vẫn có thể kiểm hàng trên app điện thoại. Kết quả quét được lưu trên máy. Khi có mạng trở lại, mở app và đồng bộ xong rồi mới xem, chốt kết quả trên web. Nếu chưa đồng bộ, web sẽ chưa có đủ dữ liệu của những món đã quét lúc mất mạng.
Đọc kết quả kiểm: báo thiếu chưa chắc là mất
Sau khi quét, Sense Inventory chia kết quả thành từng nhóm. Trên web có các nhóm Đã quét đủ, Thất lạc, Thừa, Thẻ lạ, Trùng lặp và Chưa đếm. Trên app điện thoại, màn hình kiểm hiện các tab Còn thiếu, Đã quét và Dư. Bảng dưới dùng tên trên web. Nhóm Đã quét đủ không có chênh lệch cần xử lý. Các nhóm còn lại là chỗ cần xem kỹ.
| Nhóm | Nghĩa là | Nguyên nhân có thể gặp | Cần làm gì |
|---|---|---|---|
| Thất lạc (Còn thiếu) | Phần mềm ghi có hàng nhưng máy không đọc thấy | Món đã bán hoặc gửi thợ chưa ghi; phiếu chuyển chi nhánh còn treo; tem bị che, bị hỏng; quét qua mặt kính hoặc bỏ sót tủ | Kiểm tra các phiếu còn treo, quét lại chỗ nghi ngờ từ góc khác và tìm món trước khi kết luận mất |
| Thừa (Dư) | Máy đọc thấy tem nhưng phần mềm không ghi nhận món đó tại nơi đang kiểm | Hàng mới về chưa nhập phiếu; tem của món đã bán còn trong tủ; món của chi nhánh khác để nhầm | Kiểm tra tem, món hàng thực tế và các phiếu liên quan. Chỉ lập phiếu nhập bổ sung khi chắc chắn món đó chưa từng được nhập kho |
| Thẻ lạ | Tem đọc được nhưng không khớp món nào đang có tồn | Tem đã gắn mà chưa nhập kho; tem chưa dùng hoặc tem đã tháo nằm gần máy | Ghi lại mã, tìm xem tem đang nằm ở đâu, xử lý sau khi kiểm xong; nhóm này không tính là lệch |
| Trùng lặp | Máy đọc cùng một tem nhiều lần | Quét lại khu vực đã kiểm; tem dán chồng lên nhau | Xem lại thứ tự quét và cách gắn tem. Dù đọc nhiều lần, một tem vẫn chỉ tính là một món |
| Chưa đếm | Món chưa được quét tới | Bỏ sót một tủ, dừng quét giữa chừng | Quét tiếp những chỗ chưa quét. Chỉ loại món ra khỏi lượt kiểm khi nó thật sự không thuộc lần kiểm này |
Tìm món đang báo thiếu
Trên app, nhân viên chọn món cần tìm, bấm tìm rồi di chuyển theo tiếng bíp của máy cầm tay. Mỗi lần máy đọc trúng tem, công suất sẽ giảm dần nên phải tiến lại gần hơn mới nghe tiếp tiếng bíp. Tiếng bíp giúp xác định khu vực có món cần tìm, sau đó nhân viên vẫn phải kiểm tra trực tiếp để xác nhận đúng món.
Chốt kết quả trước, điều chỉnh tồn sau
Khi kiểm xong, phần mềm cho chọn Chỉ chốt phiên (lưu kết quả kiểm, chưa đổi số tồn) hoặc Chốt & điều chỉnh tồn (cập nhật số tồn theo kết quả kiểm). Nếu vẫn còn món thiếu hoặc thừa chưa rõ nguyên nhân, nên chọn Chỉ chốt phiên để chủ tiệm hoặc quản lý kiểm tra lại tem, phiếu nhập, xuất và hàng thực tế trước khi điều chỉnh. Đừng sửa số tồn chỉ để hai bên khớp nhau khi chưa biết vì sao lệch. Các bước thực hiện có trong tài liệu kiểm kê của Sense Inventory.
Thống nhất cách nhập, xuất và kiểm hàng
Để tránh mỗi nhân viên làm một cách, tiệm nên thống nhất những việc cần làm khi nhập hàng, bán hàng và kiểm hàng:
| Lúc | Việc cần làm |
|---|---|
| Khi nhập hàng | Gắn tem cho từng món, lần lượt nhập từng mã hàng trên đầu đọc, so số tem đã đọc với số món trước khi hoàn tất phiếu |
| Khi khách xem, thử hàng | Nhìn lại tem trước khi đặt món về khay |
| Khi bán, gửi thợ, chuyển chi nhánh | Hàng bán thì lập phiếu xuất, hàng chuyển chi nhánh lập phiếu chuyển, hàng gửi thợ ghi lại theo cách tiệm đã thống nhất. Ghi ngay khi phát sinh, đừng dồn tới cuối ngày |
| Trước khi kiểm | Hoàn tất phiếu nhập, xuất và xử lý các phiếu chuyển còn treo |
| Khi kiểm | Mở tủ, quét lần lượt theo thứ tự cố định, kiểm tra số món máy đã đọc được |
| Sau khi kiểm | Tìm các món bị báo thiếu, chỉ điều chỉnh số tồn khi đã xác định được nguyên nhân |
Tiệm có thể kiểm toàn bộ hàng vào cuối mỗi ngày hoặc chia theo nhóm để kiểm luân phiên. Kiểm thường xuyên giúp phát hiện chênh lệch sớm, khi nhân viên còn nhớ những việc đã xảy ra trong ngày để kiểm tra lại.
Bộ kit RFID cho tiệm vàng
Bộ kit RFID cho tiệm vàng của Nextwaves có giá 29,990,000đ (chưa VAT), gồm:
- 1 đầu đọc RFID để bàn cho quầy, cắm cổng USB vào máy tính.
- 1 máy quét RFID cầm tay để kiểm cả tiệm, kết nối điện thoại qua Bluetooth.
- 2,500 tem trang sức (1 cuộn).
- Phần mềm kiểm kho Sense Inventory Essentials, 0đ/tháng.
Giá trên đã gồm hỗ trợ thiết lập hệ thống, đào tạo nhân viên khi bàn giao và bảo hành thiết bị 12 tháng. Khi thiết lập, Nextwaves sẽ cùng tiệm kiểm tra cách gắn tem cho từng loại trang sức. Tiệm vẫn có thể giữ phần mềm bán vàng đang dùng.
Tiệm có thể để lại thông tin bên dưới nếu muốn biết tem RFID có phù hợp với nhẫn, bông tai, mặt dây chuyền đang bán hay cách dùng RFID mà vẫn giữ phần mềm bán vàng hiện tại. Nextwaves sẽ hỏi cụ thể về loại hàng và cách tiệm vận hành trước khi tư vấn bộ kit.
Câu hỏi thường gặp
Tem RFID gắn trên vàng có đọc được không?
Có. Tem RFID loại dành cho trang sức có phần ăng-ten nằm ngoài món hàng, không áp sát kim loại nên vẫn đọc được trên vàng. Khả năng đọc còn tùy cách gắn tem và cách xếp hàng.
Có quét qua mặt kính tủ được không?
Không nên. Quét từ bên ngoài mặt kính dễ sót món. Mở tủ và quét bên trong bằng máy cầm tay, hoặc đặt khay lên đầu đọc để bàn.
Tem bị dính nước có hỏng không?
Tem dính nước vẫn đọc được. Tem bị gập, rách hoặc gãy thì đọc thử lại và thay khi cần. Thay tem nhớ cập nhật mã mới cho món đó trên phần mềm.
Mất mạng có kiểm hàng được không?
Được. Khi mất mạng, nhân viên vẫn kiểm hàng bằng app trên điện thoại. Kết quả quét được lưu trên máy. Có mạng trở lại thì đồng bộ xong mới xem và chốt kết quả trên web.
Bao lâu nên kiểm hàng một lần?
Tùy số lượng hàng và việc bán hàng mỗi ngày. Tiệm có thể kiểm toàn bộ vào cuối ngày hoặc chia theo nhóm để mỗi ngày kiểm một phần. Quan trọng là kiểm thường xuyên và mọi nhân viên làm cùng một cách.
RFID có thay được cân hay phần mềm bán vàng không?
Không. RFID giúp nhận diện từng món khi nhập, xuất và kiểm hàng. Việc cân, xác định tuổi vàng, tính giá và bán hàng vẫn thực hiện bằng thiết bị và phần mềm tiệm đang dùng. Tem RFID cũng không phải giấy tờ chứng minh nguồn gốc vàng. Việc này vẫn dựa vào hóa đơn và chứng từ, như trong bài Tiệm vàng sau Nghị định 390/2026.
