Kiểm kho bằng máy quét mã vạch thì ai làm rồi cũng quen cảnh này. Rút chiếc áo ra, lật tìm cái tem, bíp một tiếng. Gấp lại, đặt vào. Rút chiếc tiếp theo. Kệ có 200 chiếc là 200 lần bíp, chưa kể chiếc nào tem nhăn, tem quay vào trong thì phải gỡ cả chồng ra.
Với RFID, bạn đứng trước kệ, hướng máy vào rồi bóp cò. Máy đọc một lượt nhiều chiếc, không cần thấy tem, số trên điện thoại cứ thế nhảy lên.
Khác nhau gốc rễ nằm ở đó: mã vạch đọc từng món và phải thấy mã, RFID đọc nhiều món một lượt bằng sóng radio. Cách đọc khác nhau nên tốc độ, chi phí, rồi việc nào hợp với cái nào cũng khác theo. Và nói trước cho đỡ lo: nhiều shop dùng RFID vẫn bán hàng bằng mã vạch như cũ, không phải chọn một bỏ một.
Tóm tắt 30 giây
- Mã vạch: máy phải nhìn thấy mã, quét từng món, ở khoảng vài chục cm. Rẻ, quen tay, hợp với bán hàng ở quầy.
- RFID: đọc bằng sóng radio, không cần thấy tag, một lượt đọc nhiều món, mỗi món một mã riêng. Hợp với kiểm kho, tìm hàng, nhập xuất cả lô.
- Tem mã vạch rẻ hơn nhiều. Tag RFID tiêu chuẩn của Nextwaves giá 890đ/tag (chưa VAT), chưa kể tiền máy đọc. Đổi lại, RFID có thể bớt cho bạn rất nhiều giờ kiểm kho.
- Ít hàng, ít khi kiểm, mã vạch thường là đủ. Kiểm kho mất cả ngày, tồn trên phần mềm hay lệch thì RFID mới đáng tính.
Mã vạch và RFID khác nhau ở cách đọc
Mã vạch: phải thấy mã, quét từng món
Mã vạch (barcode) là dãy vạch đen trắng in trên tem. Máy quét phải nhìn thấy nó, ở khoảng vài chục cm, và mỗi lần chỉ đọc một mã. Tem bị che, bị nhăn, bị rách hay quay vào trong là máy chịu, phải lấy món hàng ra xoay lại.
Còn một điểm ít ai để ý: mã vạch trên áo thường là mã của mẫu hàng. Hai mươi chiếc áo cùng mẫu, cùng màu, cùng size mang chung một mã. Lỡ tay quét một chiếc hai lần, phần mềm đếm thành hai chiếc. Mà các chiếc đã chung một mã thì nhìn mã vạch, bạn không biết được chiếc nào quét rồi, chiếc nào chưa.
RFID: không cần thấy tag, đọc cả lượt
RFID đọc bằng sóng radio. Tag RFID là một con tem có chip và ăng-ten nhỏ bên trong. Máy đọc phát sóng, tag trả lời bằng mã của nó. Sóng đi qua được giấy, vải, nhựa, kể cả thùng carton, nên máy không cần thấy tag và một lượt đọc được nhiều tag.
Mỗi tag mang một mã riêng, gọi là EPC. Hai mươi chiếc áo cùng mẫu là hai mươi mã khác nhau. Phần mềm đếm theo mã riêng đó, nên máy có đọc lại một tag bao nhiêu lần thì vẫn chỉ là một chiếc. Còn tag nào máy chưa đọc tới thì vẫn phải quét bù.
RFID cũng có giới hạn, nói luôn cho rõ. Kim loại, chất lỏng, tag bị quay sai hướng, bị gập, dán chồng lên nhau, hay hàng xếp quá dày đều có thể làm máy đọc sót. Gặp chỗ như vậy thì quét thêm từ vài góc. Ngược lại, để công suất cao quá, máy có thể bắt luôn tag của kệ bên cạnh. Vì vậy quét xong vẫn nên soát lại những món còn lệch. Hàng của bạn là đồ kim loại hay chất lỏng thì thử với tag thật trước khi gắn cả kho.
Một ngày ở shop: việc nào hợp mã vạch, việc nào hợp RFID
Cứ nhìn từng việc trong ngày ở shop là thấy cách nào tiện hơn:
| Lúc nào | Làm bằng mã vạch | Làm bằng RFID |
|---|---|---|
| Hàng mới về | Quét từng món, hoặc đếm tay rồi gõ số lượng | Dán tag, chọn mã hàng, rồi đặt cả nhóm cùng mã, màu, size lên đầu đọc để bàn. Mỗi tag được gán cho một chiếc |
| Khách hỏi một món, ra kệ không thấy | Xem tồn trên phần mềm rồi lục từng kệ | Chọn món đó trên ứng dụng, cầm máy đi theo tiếng bíp |
| Khách tính tiền ở quầy | Quét mã vạch từng món, nhanh và quen tay | Không cần đổi gì, vẫn bán bằng phần mềm bán hàng đang dùng |
| Cuối tuần, cuối tháng kiểm kho | Lấy từng món ra tìm tem rồi quét, hàng càng nhiều càng lâu | Đi dọc kệ, bóp cò, máy đọc cả kệ một lượt |
| Có đơn cần giao | Quét từng món của đơn | Đặt hàng của đơn lên đầu đọc, soát lại danh sách rồi xuất kho |
Ở quầy, mỗi lần chỉ vài món đi qua tay, quét từng món chẳng tốn bao nhiêu. Chậm là lúc phải đọc cả trăm, cả nghìn món một lúc: kiểm kho, tìm một chiếc bị để nhầm chỗ. Với hàng đã gắn tag, RFID đỡ cho bạn nhiều nhất ở mấy việc này. Có điều hàng mới về vẫn phải dán tag và gán tag cho từng món, phần công đó không tránh được.
Vì sao nhập hàng thì dùng đầu đọc để bàn, còn kiểm kho thì cầm máy đi quét, bài Máy quét RFID cầm tay và đầu đọc để bàn giải thích kỹ hơn.
Bảng so sánh RFID và mã vạch
| Mã vạch | RFID | |
|---|---|---|
| Cách đọc | Máy phải nhìn thấy mã | Sóng radio, không cần nhìn thấy tag |
| Mỗi lần đọc | Một mã | Nhiều tag một lượt |
| Khoảng cách | Vài chục cm | Máy quét cầm tay trong bộ kit đọc tới 6 m, tùy loại tag và cách xếp hàng |
| Mã trên từng món | Thường là mã của mẫu hàng, các món cùng mẫu chung một mã | Mỗi tag một mã riêng |
| Tốc độ kiểm kho | Quét từng món, hàng càng nhiều càng lâu | Đi dọc kệ, đọc cả kệ. Ở kho một khách hàng thời trang, một người quét 3,000 sản phẩm trong khoảng 15 phút |
| Tem bị che, nhăn, bẩn | Khó quét, phải xoay món hàng lại | Đọc được qua giấy, vải, nhựa. Yếu khi tag sát kim loại, chất lỏng |
| Tiền tem | Rẻ. Nhiều hàng có sẵn mã của nhà sản xuất, tự in thì chỉ tốn tem giấy | Tag RFID tiêu chuẩn của Nextwaves 890đ/tag, chưa VAT |
| Thiết bị | Máy quét mã vạch, hoặc camera điện thoại | Máy đọc RFID: máy quét cầm tay, đầu đọc để bàn. Điện thoại không tự đọc được loại tag này |
| Lúc mới bắt đầu | Dễ, nhiều shop đã có sẵn tem và máy quét | Phải gắn tag lên từng món và gán tag với đúng mã hàng lúc nhập kho |
| Hợp nhất với | Bán hàng ở quầy, shop ít hàng | Kiểm kho, tìm hàng, nhập xuất cả lô |
Con số 15 phút là thời gian quét, đo tại kho của một khách hàng. Nhanh hay chậm còn tùy loại hàng và cách xếp kho.
Chi phí RFID và mã vạch: so đúng thứ cần so
Nói về tiền tem thì mã vạch rẻ hơn hẳn. Nhiều món hàng về đã có sẵn mã vạch của nhà sản xuất in trên bao bì. Phải tự in thì cũng chỉ tốn tem giấy với mực. Máy quét mã vạch cũng rẻ hơn máy đọc RFID nhiều.
Tag RFID thì tính tiền theo từng con. Tag tiêu chuẩn của Nextwaves, cỡ 54x34 mm hoặc 45x20 mm, giá 890đ/tag chưa VAT, đặt theo cuộn 2,500 tag, tức 2,225,000đ một cuộn. Tag dán dùng một lần, nên mỗi món hàng mới về cần một tag mới. Mua thêm nhiều tag trong năm thì có chương trình Tag Rewards: hạng càng cao, giá mỗi tag tính ra càng thấp, xuống tới 810đ, phần chênh được trả bằng credit sau khi hết năm.
Vậy RFID tốn hơn ở tiền tag và tiền máy. Cái bạn có thể bớt được là công: số giờ cả nhóm ngồi kiểm kho, thời gian lục kệ tìm một món khách đang đứng chờ. Bớt được bao nhiêu thì tùy shop, mua máy về không tự nhiên tiết kiệm ngay. Nên đừng chỉ so giá con tem. Thử tính xem mỗi lần kiểm kho shop bạn mất mấy người, mấy tiếng, một năm kiểm mấy lần, rồi quy ra tiền công mà so với tiền tag và tiền máy.
Thấy tiền tag nặng thì cũng không cần gắn hết mọi món ngay từ đầu. Bạn có thể gắn trước cho nhóm hàng giá trị cao, rồi mở rộng dần.
Bảng chi phí đầy đủ, gồm thiết bị, tag, phần mềm và công gắn tag, nằm trong bài Chi phí hệ thống RFID. Còn nếu đang phân vân có nên làm hay không, đọc bài Có nên đầu tư RFID?
Không phải chọn một: mã vạch ở quầy, RFID cho kho
Ở quầy, khách cầm lên vài món, nhân viên quét mã vạch, phần mềm bán hàng in hóa đơn. Mã vạch làm việc này tốt, không có lý do gì phải đổi.
RFID lo phần kho: nhập hàng, kiểm kho, tìm hàng, xuất đơn. Với bộ kit của Nextwaves, phần đó chạy trên Sense Inventory, phần mềm kiểm kho. Bán hàng và xuất hóa đơn vẫn ở phần mềm bạn đang dùng. Sense Inventory tích hợp với Sapo, KiotViet, Haravan, nên đang dùng một trong ba phần mềm này thì bạn không phải đổi.
Một món hàng cũng mang được cả mã vạch lẫn RFID. Hàng đã có tem mã vạch thì giữ nguyên, dán thêm tag RFID. Đặt tem mới thì tem RFID in được mã vạch ngay trên mặt, nhân viên quầy vẫn quét như thường, còn máy RFID đọc con chip bên trong.
Danh sách hàng thì đưa vào Sense Inventory bằng file Excel, mỗi sản phẩm vẫn giữ SKU và mã vạch đang dùng.
Khi nào chỉ cần mã vạch là đủ?
Nói thật, không phải shop nào cũng cần RFID. Mã vạch thường là đủ khi:
- Hàng ít, cỡ vài trăm mã, và mỗi lần kiểm kho vẫn xong trong thời gian bạn chấp nhận được.
- Ít khi phải kiểm kho, và số trên phần mềm vẫn khớp với hàng thật.
- Hàng giá thấp, bán số lượng lớn, tiền tag so với giá món hàng là đáng kể.
- Hàng phần lớn là đồ kim loại hoặc chất lỏng. Loại này phải thử với tag thật trước, có khi cần loại tag riêng đắt hơn. Chưa thử thì đừng vội.
Ngược lại, RFID đáng để tính khi:
- Kiểm kho mất cả ngày, phải huy động 2, 3 người, có khi phải đóng cửa.
- Tồn trên phần mềm hay lệch với hàng thật trên kệ.
- Nhiều hàng giống nhau, chỉ khác size, khác màu, đếm dễ nhầm.
- Hay phải lục kho tìm một món khách hỏi.
- Hàng hay chuyển qua lại giữa kho và các cửa hàng, mỗi lần nhận lại phải đếm từng món.
Không có mốc cố định kiểu "trên bao nhiêu mã thì phải dùng RFID". Cứ xem bước nào trong shop đang tốn người nhất. Nếu đó là đếm và tìm hàng, RFID đáng tiền ở chỗ đó. Muốn so rộng hơn giữa các cách kiểm kho, từ đếm tay, mã vạch tới RFID, xem bài Kiểm kho thông minh.
Muốn bắt đầu kiểm kho bằng RFID: bộ kit có những gì
Starter Kit Bán Lẻ của Nextwaves có giá trọn bộ 25,000,000đ (chưa VAT). Trong hộp có:
- 1 máy quét RFID cầm tay, để kiểm kho và dò tìm hàng.
- 1 đầu đọc RFID để bàn, để gán tag khi nhập kho.
- 2,500 tag RFID, đủ gắn cho 2,500 sản phẩm.
- Phần mềm kiểm kho Sense Inventory Essentials, 0đ/tháng.
Hai máy do Nextwaves sản xuất, có chứng nhận hợp quy. Giá đã gồm vận chuyển toàn quốc, hỗ trợ thiết lập, đào tạo khi bàn giao kèm tài liệu và video, hỗ trợ qua điện thoại và chat sau bàn giao, và bảo hành thiết bị 12 tháng.
Nhận kit rồi thì làm theo thứ tự: kết nối hai máy, đưa danh sách hàng vào bằng file Excel, gắn tag lên sản phẩm, dùng đầu đọc để bàn gán tag theo mã, màu, size, rồi cầm máy đi quét kho lần đầu. Một lần kiểm kho từ đầu tới cuối diễn ra thế nào, xem bài Kiểm kho bằng RFID cho shop thời trang.
Chưa chắc shop mình nên giữ mã vạch hay chuyển sang RFID? Trả lời 9 câu hỏi trên trang bộ kit, mất khoảng 30 giây, hoặc điền form ngay bên dưới. Nextwaves sẽ gọi lại, hỏi cách bạn đang kiểm kho, và nói thẳng nếu bộ kit không hợp với shop.
Câu hỏi thường gặp
RFID có thay thế mã vạch không?
Không cần thay. Mã vạch vẫn hợp để bán hàng ở quầy, RFID hợp để kiểm kho, tìm hàng, nhập xuất cả lô. Nhiều shop giữ cả hai, có khi trên cùng một con tem.
Đang bán hàng bằng mã vạch trên KiotViet, Sapo hay Haravan thì có phải đổi không?
Không. Bạn vẫn bán hàng và xuất hóa đơn như cũ. Sense Inventory lo riêng phần tồn kho và kiểm kê.
Điện thoại có quét được tag RFID không?
Camera điện thoại đọc được mã vạch, nhưng không đọc được tag RFID như tag trong bộ kit. Bạn cần máy đọc RFID. Máy quét cầm tay kết nối với điện thoại qua Bluetooth, còn điện thoại chạy ứng dụng Sense Inventory để xem kết quả.
Tag RFID giá bao nhiêu?
Tag tiêu chuẩn của Nextwaves giá 890đ/tag, chưa VAT, đặt theo cuộn 2,500 tag. Bộ kit đã kèm 2,500 tag. Mua thêm nhiều trong năm thì xem chương trình Tag Rewards.
RFID đọc được hàng trong thùng không?
Được, sóng đi qua thùng carton. Có điều hàng sát kim loại, chất lỏng hoặc xếp quá dày thì dễ sót tag. Gặp hàng như vậy, quét thêm từ vài góc.
Kiểm kho bằng RFID có đúng 100% không?
Không cách đếm nào chắc 100%. RFID có thể sót tag, hoặc đọc lan sang kệ bên cạnh. Vì vậy quét xong, Sense Inventory tách riêng món thiếu, món thừa và tag lạ để bạn soát lại. Thấy thiếu thì tìm ở các kệ gần đó trước, đừng vội kết luận mất hàng.
Hàng kim loại, chất lỏng có dùng RFID được không?
Có hạn chế. Kim loại và chất lỏng có thể làm tag khó đọc hơn, nhất là khi gắn sát. Nextwaves sẽ tư vấn loại tag và vị trí gắn, nhưng chắc nhất là thử tag thật trên chính món hàng của bạn trước khi gắn cả kho.
