Retail Starter Kit là bộ giải pháp RFID được đóng gói sẵn cho cửa hàng và kho bán lẻ. Bộ kit kết hợp thiết bị đọc RFID, tem RFID và phần mềm Easy Inventory để hỗ trợ nhập hàng, bán hàng, kiểm kho và tìm kiếm sản phẩm.
Hỗ trợ
Câu hỏi thường gặp
Thông tin về Retail Starter Kit và các luồng vận hành Easy Inventory: thiết bị, tem RFID, nhập hàng, bán hàng, kiểm kho, hỗ trợ và hoàn trả.
Câu hỏi thường gặp về bộ Retail Starter Kit
Các câu hỏi về cấu hình bộ kit, thiết bị, tem RFID, triển khai, vận hành và chính sách sau bán hàng.
Bộ kit phù hợp với cửa hàng hoặc kho hàng thời trang, mỹ phẩm, phụ kiện, chuỗi bán lẻ và các mô hình có nhiều sản phẩm cần kiểm kê thường xuyên.
Đối với sản phẩm chứa kim loại, chất lỏng hoặc bao bì đặc biệt, Nextwaves cần kiểm tra mẫu hàng trước để lựa chọn loại tem và vị trí dán phù hợp.
Retail Starter Kit hỗ trợ rút ngắn thời gian kiểm kho, phát hiện hàng thiếu, thừa hoặc sai vị trí, tìm kiếm một sản phẩm cụ thể bằng đầu đọc cầm tay, quét nhiều sản phẩm cùng lúc tại quầy, theo dõi từng món hàng bằng mã EPC riêng và đối soát hàng hóa trước khi xuất hoặc bán.
Không bắt buộc. Cửa hàng có thể tiếp tục sử dụng mã vạch cho bán hàng hoặc tra cứu sản phẩm, đồng thời sử dụng RFID để nhận diện từng món hàng, kiểm kho nhanh và tìm kiếm sản phẩm.
Mã vạch thường đại diện cho một SKU hoặc biến thể, còn mỗi tem RFID có một EPC riêng để nhận diện từng sản phẩm cụ thể.
Có. Cửa hàng có thể triển khai theo từng giai đoạn: chuẩn hóa danh mục sản phẩm, gắn và liên kết tem RFID, dùng RFID để nhập hàng và kiểm kho, sau đó mới mở rộng sang bán hàng, chuyển kho hoặc tích hợp POS.
Việc triển khai từng bước giúp nhân viên làm quen với hệ thống và hạn chế ảnh hưởng đến hoạt động hiện tại.
Thời gian triển khai thường mất từ 2-4 giờ, phụ thuộc vào số lượng SKU và sản phẩm, chất lượng dữ liệu hiện có, số kho hoặc cửa hàng và nhu cầu tích hợp phần mềm.
Khách hàng nên chuẩn bị danh mục sản phẩm và SKU, thông tin kho và cửa hàng, số lượng hàng thực tế, máy tính, điện thoại hoặc máy tính bảng phù hợp, khu vực nhập hàng và thanh toán, nhân sự tham gia đào tạo và thông tin phần mềm POS hoặc ERP nếu cần tích hợp.
Có. Giá bộ kit tiêu chuẩn đã bao gồm hỗ trợ thiết lập, cấu hình ban đầu và đào tạo nhân viên sử dụng.
Những yêu cầu phát triển hoặc tích hợp riêng ngoài phạm vi tiêu chuẩn sẽ được xác nhận và báo giá riêng nếu phát sinh.
Không. Sau khi được đào tạo, nhân viên cửa hàng có thể thực hiện các thao tác cơ bản như xuất nhập hàng, bán hàng tại POS, kiểm kho và tìm hàng bằng đầu đọc cầm tay.
Khách hàng ngoài Thành phố Hồ Chí Minh và Hà Nội có thể được đào tạo trực tuyến theo kế hoạch triển khai của Nextwaves.
Quy trình cơ bản gồm chọn kho nhận hàng, chọn sản phẩm hoặc biến thể, đọc các tem RFID, kiểm tra danh sách EPC và xác nhận phiếu nhập.
Tồn kho chỉ tăng sau khi phiếu nhập được xác nhận, không phải ngay khi đầu đọc phát hiện tem.
Nhân viên chọn kho hoặc khu vực cần kiểm, kết nối máy cầm tay và di chuyển theo từng tuyến kệ.
Easy Inventory so sánh các EPC đọc được với dữ liệu tồn kho dự kiến và phân loại hàng thiếu, hàng thừa hoặc hàng sai vị trí.
Thời gian phụ thuộc vào diện tích, số lượng hàng hóa, cách bố trí kệ, loại tem và kỹ thuật quét.
Thời gian tham khảo khoảng 15-20 phút cho một cửa hàng sau khi sản phẩm đã được gắn thẻ và nhập kho đầy đủ.
Sau khi mỗi tem RFID đã được liên kết với sản phẩm, nhân viên đặt các sản phẩm vào vùng đọc tại quầy.
Hệ thống đọc danh sách EPC, tìm sản phẩm tương ứng và thêm vào giỏ hàng. Nhân viên kiểm tra sản phẩm và số lượng trước khi hoàn tất thanh toán.
Có. Máy kiểm kê cầm tay có thể hỗ trợ tìm kiếm theo EPC hoặc sản phẩm cụ thể đã dán tem.
Khi tiến gần sản phẩm, thiết bị có thể phản hồi theo mức tín hiệu để giúp nhân viên thu hẹp vị trí. Hiệu quả phụ thuộc vào môi trường, cách bố trí hàng hóa và vị trí tem.
Không phải trong cấu hình tiêu chuẩn. Retail Starter Kit tập trung vào thanh toán, quản lý tồn kho, kiểm kê và tìm kiếm sản phẩm.
Để phát hiện hàng chưa thanh toán đi qua cửa, khách hàng cần bổ sung cổng an ninh RFID và cấu hình phần mềm tương ứng.
Một số nguyên nhân thường gặp gồm tem đặt sát kim loại, sản phẩm chứa chất lỏng, tem bị gấp hoặc hỏng anten, nhiều tem chồng sát nhau, công suất đọc chưa phù hợp, khoảng cách hoặc góc quét chưa phù hợp, hoặc đang dùng sai loại tem.
Giá công bố hiện tại từ 25.000.000 đồng, chưa bao gồm VAT.
Mức giá cuối cùng phụ thuộc vào cấu hình, số lượng tem, phạm vi triển khai, số cửa hàng và yêu cầu tích hợp.
Gói tiêu chuẩn bao gồm phần cứng, tem RFID, quyền sử dụng phần mềm, hỗ trợ thiết lập và đào tạo sử dụng.
Phí tích hợp riêng, phát triển tính năng, đi lại ngoài phạm vi hoặc các thiết bị bổ sung được xác nhận trong báo giá nếu có.
Có. Chính sách hiện tại hỗ trợ miễn phí vận chuyển toàn quốc. Thời gian giao hàng thường mất 3-5 ngày, tùy địa điểm và tình trạng tồn kho.
Khách hàng liên hệ bộ phận hỗ trợ Nextwaves và cung cấp tên thiết bị, mô tả lỗi, hình ảnh hoặc video.
Kỹ thuật viên sẽ kiểm tra từ xa trước. Nếu không thể xử lý từ xa, Nextwaves sẽ hướng dẫn gửi thiết bị hoặc sắp xếp phương án kiểm tra.
Thiết bị phần cứng được bảo hành theo điều kiện và thời hạn ghi trên báo giá, hợp đồng hoặc phiếu bảo hành của đơn hàng.
Tem RFID là vật tư tiêu hao. Các trường hợp lỗi do dán sai vị trí, bóc lại tem, làm gãy anten, tác động vật lý hoặc sử dụng sai môi trường không được xem là lỗi bảo hành thiết bị.
Có. Trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận hàng, nếu sau khi được Nextwaves hỗ trợ thiết lập và đào tạo mà giải pháp vẫn không phù hợp với nhu cầu của cửa hàng, khách hàng có thể yêu cầu hoàn trả.
Nextwaves sẽ thu hồi thiết bị, lập biên bản nhận hàng, kiểm tra tình trạng sản phẩm và thực hiện hoàn tiền theo chính sách hoàn trả.
Quản lý sản phẩm
Chuẩn hóa SKU, biến thể và vị trí dán thẻ trước khi vận hành RFID.
Phải tạo sản phẩm trước vì thẻ RFID chỉ có EPC; nó không tự chứa tên hàng, size, màu hoặc giá. Nếu chưa có sản phẩm, khi quét thẻ Easy Inventory không biết EPC đó thuộc SKU nào.
Trong Easy Inventory, tạo hoặc import danh mục trước, kiểm tra SKU, biến thể, kho áp dụng và trạng thái bán. Sau đó mới dán thẻ và liên kết từng EPC với đúng SKU hoặc biến thể.
Lỗi hay gặp là dùng một SKU chung cho nhiều size/màu, dán thẻ trước rồi mới sửa danh mục, hoặc để SKU trùng. Các lỗi này làm Nhập hàng tăng sai tồn, Xuất hàng trừ sai tồn và Kiểm kho báo chênh lệch sai.
Cần có dữ liệu đủ để hệ thống biết món hàng là gì và sẽ nằm ở đâu: tên sản phẩm, SKU, biến thể, đơn vị tính, kho nhận hàng và trạng thái đang dùng. Nếu bán qua POS, nên chuẩn bị thêm giá bán, mã vạch và nhóm hàng.
Trong Easy Inventory, vào Quản lý sản phẩm để tạo danh mục hoặc import Excel/CSV. Nếu EPC sẽ được lấy bằng đầu đọc trong bước Nhập hàng thì chưa cần nhập sẵn EPC, nhưng SKU và biến thể phải có trước.
Điểm cần kiểm tra là SKU không trùng, biến thể không bị gộp sai, kho nhận hàng đúng và sản phẩm chưa bị tắt bán. Nếu dữ liệu nền sai, RFID chỉ làm sai nhanh hơn chứ không sửa được dữ liệu gốc.
Nếu cần theo dõi tồn riêng theo size hoặc màu, mỗi tổ hợp phải là một biến thể riêng. Ví dụ áo đen size M và áo đen size L phải là hai biến thể khác nhau, vì mỗi biến thể có số lượng tồn riêng.
Trong Easy Inventory, tạo sản phẩm cha nếu cần, sau đó tạo các biến thể như màu, size, chất liệu hoặc model. Khi nhập RFID, chọn đúng biến thể trước khi đọc hoặc liên kết EPC.
Lỗi hay gặp là gom tất cả size vào một SKU để nhập nhanh. Cách đó làm POS bán sai size, Kiểm kho không biết thiếu biến thể nào và báo cáo tồn chỉ còn đúng tổng số chứ không đúng chi tiết.
File import nên có các cột tối thiểu: tên sản phẩm, SKU, nhóm hàng, đơn vị tính, kho áp dụng và trạng thái. Nếu quản lý biến thể, cần thêm cột size, màu hoặc thuộc tính biến thể. Mã vạch, giá vốn, giá bán và hình ảnh có thể thêm nếu đang dùng cho POS hoặc báo cáo.
Trong Easy Inventory, import file trước, xem dòng lỗi nếu có, sửa dữ liệu rồi import lại. Sau khi import xong, mở vài sản phẩm mẫu để kiểm tra SKU, biến thể và kho trước khi dùng RFID.
Điểm cần kiểm tra là cột SKU không rỗng, không trùng, không bị Excel tự đổi định dạng và biến thể không bị viết mỗi dòng một kiểu. Nếu dữ liệu import không sạch, bước dán thẻ sẽ phải sửa lại từng EPC rất mất thời gian.
Mã vạch thường đại diện cho một SKU hoặc một biến thể và phải quét trực tiếp từng món. RFID dùng EPC để nhận diện từng món hàng riêng lẻ, có thể đọc nhiều thẻ trong vùng đọc mà không cần thấy mã.
Trong Easy Inventory, vẫn có thể giữ mã vạch để bán hàng hoặc tìm sản phẩm. RFID được dùng thêm để gắn định danh từng món, nhập hàng nhanh, xuất hàng theo EPC và kiểm kho bằng đầu đọc.
Không nên xem RFID là mã vạch mới rồi gắn cùng một EPC cho nhiều món. Mỗi món cần một EPC riêng; còn barcode có thể giống nhau giữa các món cùng SKU.
Nếu phát hiện trước khi xác nhận Nhập hàng, xóa EPC khỏi dòng sai rồi quét lại vào đúng SKU hoặc biến thể. Đây là cách sửa sạch nhất vì tồn kho chưa bị ghi chính thức.
Nếu phiếu đã xác nhận, cần dùng thao tác điều chỉnh hoặc gỡ liên kết EPC theo quyền quản lý, sau đó liên kết thẻ lại với sản phẩm đúng. Kiểm tra lịch sử EPC để biết thẻ đã từng nhập, xuất hay bán chưa trước khi sửa.
Không nên chỉ sửa tên sản phẩm để khớp với thẻ sai. Cách đó làm hỏng danh mục và kéo lỗi sang POS, Xuất hàng và Kiểm kho.
Mở thùng ra, bạn sẽ có đầu đọc để bàn, đầu đọc cầm tay nếu có, tem RFID và máy tính hoặc điện thoại để thao tác. Việc đầu tiên là cắm kết nối và chắc chắn phần mềm nhận được đầu đọc.
Sau đó đọc thử vài tem mẫu: mở màn hình Nhập hàng hoặc Kiểm kho, đưa tem qua đầu đọc và xem mã có hiện lên không. Khi thiết bị đọc ổn định rồi mới bắt đầu tạo danh mục sản phẩm cho hàng thật.
Vài điểm dễ vấp: dùng đúng loại tem đi kèm bộ, dọn bớt tem thừa quanh vùng đọc để khỏi đọc nhầm, và thống nhất trước bước nào dùng đầu đọc để bàn, bước nào dùng cầm tay.
Dán tem sau khi đã có sản phẩm hoặc biến thể trong hệ thống, và trước khi xác nhận nhập kho nếu lô hàng cần quản lý từng món bằng EPC. Như vậy mỗi thẻ đọc được có thể gắn ngay vào đúng SKU.
Dán tem ở vị trí phẳng, ít bị gấp, ít bị che bởi kim loại hoặc chất lỏng. Với quần áo, nên dán trên tag treo hoặc nhãn phụ; với hộp hàng, nên dán ngoài bề mặt dễ đọc.
Lỗi hay gặp là dán sát kim loại, chồng nhiều tem lên nhau, dán ở vị trí bị gập hoặc dán trước khi biết SKU. Sau khi dán, nên đọc thử một vài món bằng đúng đầu đọc sẽ dùng trong vận hành.
Nhập hàng
Tạo phiếu, đọc EPC và chỉ tăng tồn khi lô nhập được xác nhận.
Thứ tự đúng là chọn kho nhận hàng, chọn sản phẩm hoặc biến thể, đọc thẻ RFID, kiểm tra danh sách EPC rồi xác nhận phiếu nhập. Tồn kho chỉ nên tăng sau khi danh sách đã được kiểm tra.
Trong Easy Inventory, mở Nhập hàng, tạo phiếu mới, chọn đúng kho và dòng sản phẩm. Đặt hàng lên đầu đọc để bàn hoặc quét bằng thiết bị phù hợp, sau đó so lại số EPC đọc được với số lượng thực tế.
Lỗi hay gặp là đọc thẻ trước khi chọn đúng SKU, để lẫn nhiều mẫu trong vùng đọc hoặc xác nhận khi số EPC chưa khớp số hàng. Nếu có nghi ngờ, dừng lại và kiểm từng nhóm nhỏ.
Đặt sản phẩm đã dán tem, hoặc cả xấp tem, vào vùng đọc của đầu đọc để bàn. Hệ thống tự nhận từng mã thẻ và thêm vào danh sách của sản phẩm bạn đang chọn, không phải gõ tay.
Trong Easy Inventory: mở phiếu Nhập hàng, chọn đúng sản phẩm và size màu, bật đọc thẻ rồi đưa hàng qua vùng đọc. Mã nào hiện lên thì đối chiếu số lượng, thấy mã lạ thì xóa khỏi phiếu trước khi xác nhận.
Lưu ý duy nhất: trên bàn chỉ để nhóm hàng đang nhập. Món khác nằm gần đầu đọc cũng có thể bị đọc ké, và bạn sẽ nhập tồn cho món không thuộc lô này.
Bật auto scan khi bạn đang nhập một nhóm hàng rõ ràng, đặt từng món lên đầu đọc liên tục và muốn hệ thống tự thêm EPC mới. Cách này phù hợp khi lô hàng nhiều thẻ nhưng khu vực đọc được kiểm soát tốt.
Tắt auto scan khi khu vực có nhiều sản phẩm lẫn nhau, khi cần đổi SKU, hoặc khi nhân viên đang kiểm lại danh sách EPC. Lúc đó nên quét từng đợt nhỏ để tránh đọc nhầm.
Lỗi hay gặp là để auto scan chạy trong khi chuyển từ size này sang size khác. Trước khi đổi nhóm hàng, dừng quét, xác nhận danh sách hiện tại rồi mới chuyển sang nhóm tiếp theo.
Nên nhập theo từng nhóm biến thể: cùng mẫu, cùng size, cùng màu và cùng kho. Mỗi nhóm có danh sách EPC riêng để hệ thống biết chính xác thẻ nào thuộc biến thể nào.
Trong Easy Inventory, chọn biến thể đầu tiên, quét toàn bộ thẻ của nhóm đó, kiểm số lượng rồi chuyển sang biến thể tiếp theo. Nếu dùng Excel/CSV đặt hàng, vẫn nên kiểm lại từng nhóm khi đưa EPC vào phiếu.
Không nên để nhiều biến thể trên đầu đọc cùng lúc rồi sửa thủ công sau. Cách đó dễ gắn nhầm EPC và khi bán hàng sẽ trừ sai biến thể.
Không. Mỗi thẻ RFID mang một mã riêng, hệ thống nhận ra mã đã có và cảnh báo thay vì nhập thêm lần nữa. Một món chỉ được tính một lần.
Khi thấy cảnh báo trùng, xem mã đó đang nằm ở phiếu nào và trạng thái nào. Nếu là thẻ đã nhập từ trước thì bỏ qua. Nếu là thẻ dán nhầm sản phẩm thì gỡ liên kết, gắn lại cho đúng rồi mới nhập.
Đừng cố ép nhập một mã trùng cho đủ số lượng: tồn ảo sẽ tăng, kiểm kho sau này báo thừa và quầy bán có thể bán sai.
Sau khi phiếu nhập được xác nhận, hệ thống lưu EPC như định danh của một món hàng cụ thể. Bản ghi thường gồm EPC, SKU, biến thể, kho hiện tại, trạng thái tồn, phiếu nhập, thời gian và người thao tác.
Trong Easy Inventory, thông tin này dùng cho Kiểm kho, Xuất hàng, POS và lịch sử đối soát. Khi quét lại EPC, hệ thống có thể biết món đó đang ở kho nào và có còn sẵn sàng bán hay không.
Cần hiểu rằng phần lớn dữ liệu nằm trong Easy Inventory, không phải được viết đầy đủ vào chip RFID. Nếu xóa hoặc sửa sai bản ghi hệ thống, thẻ vẫn đọc được EPC nhưng ý nghĩa tồn kho sẽ sai.
Tồn kho tăng khi phiếu Nhập hàng được xác nhận, không phải ngay lúc đầu đọc vừa thấy thẻ. Trước khi xác nhận, danh sách EPC chỉ là dữ liệu đang chuẩn bị.
Trong Easy Inventory, sau khi quét xong, kiểm số lượng từng dòng, kiểm EPC lạ hoặc EPC trùng, rồi xác nhận phiếu. Khi phiếu hoàn tất, tồn kho của SKU/biến thể trong kho nhận hàng mới tăng.
Nếu thấy tồn không tăng, kiểm tra phiếu có đang ở trạng thái nháp, bị lỗi EPC trùng, chọn sai kho hoặc chưa có quyền xác nhận không.
Chỉ đặt nhóm hàng cần nhập lên vùng đọc và giữ các sản phẩm khác ra xa đầu đọc. RFID có thể đọc qua bao bì hoặc khoảng cách ngắn, nên vật nằm cạnh đầu đọc cũng có thể bị nhận.
Trong Easy Inventory, nên nhập theo khay hoặc nhóm nhỏ: đặt hàng lên đầu đọc, chờ EPC ổn định, nhấc ra, rồi chuyển nhóm tiếp theo. Khi danh sách hiển thị EPC lạ, xóa trước khi xác nhận.
Điểm cần kiểm tra là không chồng quá nhiều thẻ làm đọc thiếu, không đặt hai biến thể khác nhau cùng lúc và không để tem rời gần đầu đọc.
Đừng nhập cả lô ngay. Lấy một sản phẩm mẫu, dán một tem RFID rồi quét và nhập món đó như bình thường, bằng đúng thiết bị sẽ dùng thật.
Sau đó mở màn hình tồn kho: nếu tồn tăng đúng sản phẩm, đúng size màu và lịch sử ghi nhận đúng, nghĩa là hệ thống đã sẵn sàng. Lúc đó mới dán tem và nhập cả lô.
Cách này giúp phát hiện lỗi sớm. Nếu quét thử mà lên sai sản phẩm, sai kho hoặc đọc lúc được lúc không, dừng lại và sửa trước: kiểm tra khai báo sản phẩm, vị trí dán tem và vùng đọc, rồi thử lại. Sai ở một món dễ sửa hơn nhiều so với sai cả lô.
Sau khi xác nhận phiếu nhập, kiểm tra ở tồn kho theo sản phẩm/biến thể, tồn theo kho và lịch sử EPC. Ba nơi này phải khớp nhau: số lượng tăng, đúng kho và từng EPC có trạng thái đang tồn.
Trong Easy Inventory, mở sản phẩm vừa nhập để xem tồn, lọc theo kho nhận hàng, rồi mở lịch sử hoặc danh sách thẻ để kiểm EPC mẫu. Nếu có POS, có thể kiểm thêm sản phẩm đã sẵn sàng bán chưa.
Nếu số lượng không đúng, quay lại phiếu nhập để xem dòng nào thiếu EPC, EPC nào bị trùng hoặc phiếu có bị nhập vào kho khác không.
Xuất hàng
Dùng cho hàng rời kho, chuyển kho, hàng hỏng hoặc thao tác nội bộ không phải bán POS.
Xuất hàng dùng khi hàng rời khỏi kho nhưng không phải là một giao dịch bán tại POS. Ví dụ xuất trả nhà cung cấp, xuất hủy, xuất dùng nội bộ, xuất chuyển khu vực hoặc điều chỉnh sau kiểm tra.
Trong Easy Inventory, tạo phiếu Xuất hàng, chọn kho xuất, chọn lý do, quét hoặc chọn sản phẩm/EPC rồi xác nhận. Sau khi xác nhận, tồn của kho xuất giảm theo danh sách đã ghi.
Không nên dùng POS để xử lý hàng hỏng hoặc hàng nội bộ, vì POS tạo đơn bán. Ngược lại, không nên dùng Xuất hàng cho giao dịch bán lẻ vì sẽ thiếu dữ liệu thanh toán và hóa đơn.
Phiếu xuất cần có kho xuất, lý do xuất, sản phẩm hoặc EPC, số lượng và ghi chú nếu cần đối soát. Nếu xuất theo RFID, danh sách EPC quan trọng hơn số tổng vì mỗi EPC là một món cụ thể.
Trong Easy Inventory, chọn kho trước, chọn lý do rõ ràng, sau đó quét thẻ hoặc chọn dòng sản phẩm. Kiểm tra số lượng và danh sách EPC trước khi xác nhận.
Lỗi hay gặp là chọn sai kho, ghi lý do quá chung hoặc xuất theo số lượng nhưng không kiểm đúng EPC. Khi cần truy lại sau này, phiếu thiếu lý do sẽ rất khó giải thích chênh lệch.
Xuất hàng là thao tác kho nội bộ, mục tiêu là giảm tồn hoặc chuyển trạng thái hàng. Bán hàng/POS là giao dịch với khách, có giỏ hàng, thanh toán, hóa đơn và doanh thu.
Trong Easy Inventory, dùng Xuất hàng cho hàng hỏng, trả nhà cung cấp, chuyển nội bộ hoặc test kho. Dùng POS khi nhân viên bán sản phẩm cho khách và cần ghi nhận đơn hàng.
Nếu dùng sai luồng, báo cáo sẽ lệch: xuất nội bộ thành doanh thu giả, hoặc bán hàng qua Xuất hàng thì mất dữ liệu đơn hàng và thanh toán.
Chuyển kho cần ghi rõ kho nguồn, kho đích và danh sách hàng chuyển. Với RFID, nên quét EPC của từng món để biết đúng món nào rời kho nguồn và vào kho đích.
Trong Easy Inventory, tạo giao dịch chuyển kho nếu có luồng riêng; nếu dùng phiếu xuất và phiếu nhập, phải xuất khỏi kho nguồn rồi nhập vào kho đích bằng cùng danh sách EPC.
Điểm cần kiểm tra là không tạo EPC mới cho hàng đã có thẻ. Chuyển kho chỉ đổi vị trí tồn, không phải nhập lại sản phẩm như hàng mới.
Nếu phiếu chưa xác nhận, xóa EPC hoặc dòng sản phẩm bị quét nhầm khỏi phiếu, rồi quét lại đúng hàng. Chỉ xác nhận khi danh sách trên màn hình khớp với hàng thực tế rời kho.
Nếu phiếu đã xác nhận, cần tạo phiếu điều chỉnh hoặc nhập trả lại theo quy trình nội bộ, tùy quyền của tài khoản. Kiểm lịch sử EPC để biết trạng thái hiện tại trước khi sửa.
Không nên chỉnh trực tiếp số tồn để che lỗi quét nhầm. Cách đó làm mất dấu ai đã xuất sai, lúc nào và vì sao.
Có. Một phiếu xuất đúng phải lưu người thực hiện, thời gian, kho, lý do và danh sách sản phẩm/EPC. Đây là dữ liệu để giải thích vì sao tồn giảm mà không có đơn bán.
Trong Easy Inventory, chọn lý do xuất rõ ràng và dùng tài khoản riêng cho từng nhân viên. Khi cần đối soát, mở lịch sử phiếu hoặc lịch sử EPC để xem thao tác đã xảy ra.
Điểm cần kiểm tra là không dùng chung một tài khoản cho nhiều người và không để lý do trống. Nếu dữ liệu audit không rõ, chênh lệch kho sau này rất khó truy nguồn.
Chạy thử một vòng khép kín với một món duy nhất: nhập món đó vào kho, xem tồn tăng, rồi xuất chính món đó ra, xem tồn giảm. Nếu cả hai chiều đều đúng, đầu đọc, tem và phần mềm đang khớp nhau.
Trong Easy Inventory, dùng một sản phẩm thử và một tem thử: làm Nhập hàng, mở lịch sử xem thẻ đã vào kho, rồi làm Xuất hàng và xem thẻ rời kho đúng trạng thái.
Nếu vòng thử bị đọc thiếu, đọc trùng hay sai kho, dừng lại xử lý trước, đừng vội giao cho nhân viên vận hành hàng thật.
Tạo một kho thử và vài sản phẩm thử riêng. Mọi thao tác nhập, xuất trên kho này không đụng gì đến tồn kho bán thật, nhân viên thoải mái tập cho quen tay.
Trong Easy Inventory, đặt tên thật rõ kiểu Kho TEST, dùng tem thử và ghi lý do thử. Nếu buộc phải thử trên hàng thật, làm ngay một phiếu điều chỉnh ngược lại sau khi xong.
Cuối ngày, kiểm tra báo cáo không bị lẫn giao dịch thử. Đào tạo xong thì dọn kho thử: xóa hoặc khóa dữ liệu tập theo quy trình của bạn.
Kiểm kho
Quét theo phạm vi rõ ràng, đối chiếu EPC thực tế với tồn hệ thống và xử lý chênh lệch có kiểm soát.
Bắt đầu bằng cách chọn kho hoặc khu vực cần kiểm, kết nối đầu đọc cầm tay và tạo phiên kiểm kho. Sau đó đi theo tuyến quét ổn định để đầu đọc ghi nhận EPC trên kệ.
Trong Easy Inventory, mở Kiểm kho, chọn phạm vi, kết nối thiết bị và bắt đầu quét. Khi quét xong một khu vực, xem số EPC đọc được và danh sách chênh lệch trước khi chuyển khu vực khác.
Không nên bật quét rồi đi lung tung qua nhiều khu vực. Nếu phạm vi không rõ, báo cáo sẽ không biết thẻ thiếu là thật thiếu hay chỉ nằm ngoài khu vực bạn vừa quét.
Phải chọn phạm vi đủ rõ: toàn kho, một khu, một kệ, một nhóm sản phẩm hoặc một ca kiểm. Phạm vi này quyết định hệ thống sẽ so sánh EPC đọc được với danh sách tồn nào.
Trong Easy Inventory, chọn kho và bộ lọc trước khi bắt đầu phiên. Nếu chỉ kiểm một kệ, đừng so kết quả với toàn kho; nếu kiểm toàn kho, phải đảm bảo tuyến quét đi đủ mọi khu vực.
Lỗi hay gặp là kiểm một phần nhưng đọc báo cáo như kiểm toàn bộ. Khi đó hệ thống sẽ báo thiếu rất nhiều món thật ra chưa được quét.
Thiếu là hệ thống nghĩ EPC đang ở phạm vi đó nhưng bạn không quét thấy. Thừa là bạn quét thấy EPC không nằm trong danh sách mong đợi. Chưa gán là EPC đọc được nhưng chưa liên kết với SKU. Sai vị trí là EPC thuộc sản phẩm đúng nhưng đang ở kho hoặc khu vực khác.
Trong Easy Inventory, xem từng nhóm chênh lệch để xử lý khác nhau: thiếu thì quét lại hoặc tìm hàng, thừa thì kiểm vị trí, chưa gán thì liên kết sản phẩm, sai vị trí thì chuyển kho hoặc sửa vị trí.
Không nên bấm chỉnh tồn hàng loạt ngay khi thấy chênh lệch. RFID có thể đọc sót do góc quét, khoảng cách hoặc tem bị che, nên cần quét lại khu vực nghi ngờ trước.
Không nên bị tính trùng nếu hệ thống đang xử lý theo EPC. Một thẻ có thể được đầu đọc thấy nhiều lần, nhưng kết quả kiểm kho chỉ nên tính là một món.
Trong Easy Inventory, phiên kiểm kho dùng EPC để gộp các lần đọc. Bạn có thể đi qua cùng một kệ lần hai để tăng khả năng đọc đủ mà không làm tăng số lượng ảo.
Nếu thấy số lượng tăng theo số lần quét, cần kiểm tra chế độ quét hoặc dữ liệu thẻ. Kết quả đúng phải dựa trên EPC duy nhất, không dựa trên số lần đầu đọc phát hiện tín hiệu.
Không nên tự chỉnh tồn ngay sau khi quét xong. Kiểm kho tạo kết quả đối chiếu; việc chỉnh tồn phải có bước xem lại và xác nhận bởi người có quyền.
Trong Easy Inventory, sau phiên kiểm kho, xem danh sách thiếu, thừa, chưa gán và sai vị trí. Quét lại khu vực nghi ngờ, xử lý từng nhóm rồi mới tạo điều chỉnh tồn nếu cần.
Nếu hệ thống tự chỉnh tồn khi dữ liệu quét chưa chắc, bạn có thể xóa nhầm hàng còn trong kho hoặc cộng thêm hàng do đọc nhầm từ khu vực bên cạnh.
Kết quả chỉ nói về đúng khu vực bạn đã chọn kiểm. Kiểm kệ A thì số thiếu, thừa là của kệ A, không phải của cả kho.
Trong Easy Inventory, đặt tên phiên kiểm thật rõ, ví dụ Kho chính - kệ áo - tầng 2, để lúc xem lại báo cáo biết ngay con số thuộc phạm vi nào.
Sai lầm hay gặp: kiểm nhanh một góc rồi lấy số chênh lệch đó chỉnh tồn cho cả kho. Muốn chỉnh tồn tổng, phải kiểm đủ phạm vi trước.
Điện thoại hoặc máy tính bảng dùng để điều khiển phiên kiểm kho và xem kết quả; đầu đọc cầm tay dùng để phát sóng và đọc EPC trên kệ. Hai thiết bị phải kết nối ổn định trong suốt phiên.
Trong Easy Inventory, kết nối đầu đọc với thiết bị di động, chọn phiên kiểm kho rồi bắt đầu quét. Nhân viên vừa di chuyển đầu đọc, vừa theo dõi số đọc và cảnh báo trên màn hình.
Điểm cần kiểm tra là pin, Bluetooth hoặc mạng, khoảng cách kết nối và quyền truy cập kho của tài khoản. Nếu thiết bị mất kết nối giữa phiên, cần dừng lại và kiểm xem dữ liệu đã đồng bộ đủ chưa.
Quét theo một tuyến cố định: từ trái sang phải, từ trên xuống dưới, mỗi tầng kệ đi chậm và giữ khoảng cách ổn định. Với hàng dày hoặc thẻ bị che, nên quét lại từ góc khác.
Trong Easy Inventory, theo dõi số EPC tăng trên màn hình khi đi qua từng kệ. Nếu số đọc dừng lại quá sớm hoặc thấp hơn dự kiến, quay lại kệ đó trước khi kết thúc phiên.
Lỗi hay gặp là đi quá nhanh, chỉ quét một mặt kệ, để anten quá xa hoặc để nhiều thùng kim loại che thẻ. Một tuyến quét rõ ràng giúp kết quả kiểm kho dễ tin hơn.
Sau khi quét xong, không dừng ở số tổng. Cần xem danh sách chênh lệch, quét lại khu vực nghi ngờ, xử lý EPC chưa gán hoặc sai vị trí, rồi mới xác nhận kết quả.
Trong Easy Inventory, lưu phiên kiểm kho, xuất hoặc xem báo cáo, tạo hành động xử lý cho thiếu/thừa nếu cần và ghi lịch sử điều chỉnh. Người quản lý nên kiểm các chênh lệch lớn trước khi đóng phiên.
Điểm cần kiểm tra là phiên đã có phạm vi rõ, danh sách EPC bất thường đã được xử lý và điều chỉnh tồn có lý do. Nếu chỉ lưu báo cáo mà không xử lý, lần kiểm sau vẫn lặp lại cùng lỗi.
Đơn hàng
Dùng RFID tại POS để thêm đúng món vào giỏ, trừ tồn sau thanh toán và lưu EPC để đối soát.
POS đọc EPC từ thẻ RFID, tra EPC đó thuộc SKU nào, rồi thêm sản phẩm tương ứng vào giỏ. Nhân viên không phải quét mã vạch từng món nếu thẻ đã được gắn và đang ở trạng thái bán được.
Trong Easy Inventory, đặt sản phẩm trong vùng đọc của đầu đọc tại quầy. Khi EPC được nhận, kiểm giỏ hàng để chắc đúng sản phẩm, đúng biến thể và đúng số lượng trước khi thanh toán.
Lỗi hay gặp là để nhiều sản phẩm ngoài giao dịch nằm gần đầu đọc, làm POS thêm nhầm món. Quầy bán cần có vùng đọc rõ và thói quen đưa từng nhóm hàng vào vùng đó.
Đơn hàng nên trừ tồn khi thanh toán hoàn tất hoặc đơn được xác nhận bán thành công, không phải ngay lúc sản phẩm vừa vào giỏ. Trước thời điểm đó, khách vẫn có thể bỏ món hoặc hủy giao dịch.
Trong Easy Inventory, POS ghi nhận giỏ hàng, thanh toán, sau đó đổi trạng thái EPC và giảm tồn của kho bán. Lịch sử kho phải liên kết được với đơn hàng.
Nếu tồn giảm khi giao dịch chưa hoàn tất, kiểm lại trạng thái đơn, luồng hủy và quyền thanh toán. Nếu thanh toán xong mà tồn chưa giảm, kiểm đồng bộ POS và trạng thái EPC.
Một EPC chỉ được tính là một món trong giỏ, dù đầu đọc thấy thẻ nhiều lần. RFID thường đọc lặp tín hiệu, nên POS phải gộp theo EPC duy nhất.
Trong Easy Inventory, khi cùng EPC xuất hiện lại, hệ thống giữ một dòng hàng hoặc cảnh báo đã có trong giỏ. Nếu khách mua hai món cùng SKU, hai món đó phải có hai EPC khác nhau.
Nếu giỏ tăng số lượng chỉ vì cùng một thẻ bị đọc lại, cần kiểm chế độ chống trùng tại POS. Đó là lỗi nghiêm trọng vì có thể tính tiền sai và trừ tồn sai.
Có thể bán nếu POS cho phép chọn SKU hoặc quét mã vạch thủ công. Tuy nhiên món đó sẽ không có EPC để đối soát từng món sau bán hàng.
Trong Easy Inventory, nhân viên chọn sản phẩm thủ công hoặc quét barcode, rồi bán như đơn thường. Nếu hàng đáng lẽ phải quản lý bằng RFID, nên gắn thẻ và nhập EPC trước khi bán.
Điểm cần kiểm tra là báo cáo tồn theo EPC sẽ thiếu món bán thủ công. Không nên trộn quá nhiều hàng chưa gắn RFID vào cùng quy trình nếu mục tiêu là kiểm kho theo từng món.
Khi khách trả hàng, cần quyết định hàng có quay lại kho bán được hay tách ra để kiểm tra. Nếu sản phẩm còn thẻ RFID, EPC đó phải được đổi trạng thái phù hợp.
Trong Easy Inventory, mở đơn hàng hoặc luồng trả hàng, chọn EPC/sản phẩm trả, ghi lý do và chọn kho nhận lại. Nếu hàng lỗi, đưa vào kho cách ly hoặc trạng thái không bán thay vì cộng thẳng vào kho bán.
Không nên chỉ hoàn tiền mà không xử lý tồn. Khi đó tiền đã trả cho khách nhưng EPC vẫn ở trạng thái đã bán hoặc tồn không quay lại đúng kho.
Có. Với hàng bán bằng RFID, đơn hàng nên lưu danh sách EPC đã bán để sau này biết chính xác món nào rời kho. Đây là điểm khác biệt quan trọng so với chỉ lưu SKU và số lượng.
Trong Easy Inventory, mở chi tiết đơn để xem sản phẩm, số lượng và EPC liên quan. Khi kiểm kho thấy một EPC không còn trong kho, có thể đối chiếu nó đã được bán ở đơn nào.
Nếu đơn chỉ lưu SKU mà không lưu EPC, bạn vẫn biết bán bao nhiêu nhưng không biết món cụ thể nào đã bán. Việc truy lỗi tem, trả hàng hoặc chênh lệch kho sẽ khó hơn.
Khách đưa hàng, nhân viên đặt tất cả lên vùng đọc của đầu đọc để bàn. Máy tự nhận từng món vào giỏ, không cần soi từng mã vạch. Chờ đủ món rồi kéo hàng ra khỏi vùng đọc trước khi thanh toán.
Sau mỗi lượt đọc, liếc lại giỏ hàng: đúng mẫu, đúng size màu, không có món lạ. Món nào chưa gắn tem RFID thì chọn tay bằng mã sản phẩm hoặc mã vạch.
Giữ quầy gọn: đừng để hàng đổi trả, hàng chờ hay tem rời nằm cạnh đầu đọc. Vùng đọc càng sạch thì giỏ hàng càng ít bị thêm nhầm.
Ngay khi thanh toán xong, mã thẻ của món đã bán được chuyển khỏi trạng thái đang bán: hệ thống ghi nhận đã bán, trừ tồn và lưu vào lịch sử đơn hàng.
Nhờ vậy quầy không thể bán lại cùng một món hai lần, và khi kiểm kho, hệ thống hiểu vì sao thẻ đó không còn trong kho. Từ mã thẻ có thể tra ngược về đơn hàng đã bán.
Nếu món đã bán vẫn hiện còn tồn, kiểm lại bước trừ kho sau thanh toán. Nếu thẻ đã bán bị quét lại ở quầy, hệ thống sẽ cảnh báo thay vì thêm vào giỏ.
