Mở thùng bộ kit RFID ra, bạn sẽ thấy hai cái máy. Một cái có cò bóp, cầm như cây súng. Cái kia là một tấm phẳng mặt đen, to hơn tờ giấy A4 một chút. Vậy cái nào dùng để làm gì?
Nói gọn thì máy quét cầm tay đọc xa, dùng để kiểm hàng và tìm hàng. Đầu đọc để bàn chỉ đọc gần, dùng để nhập hàng và xuất hàng. Chia vậy không phải cho đủ bộ. Mỗi máy đọc một kiểu, và kiểu đọc quyết định nó hợp với việc nào.
Tóm tắt 30 giây
- Máy quét cầm tay đọc xa, cầm đi khắp shop. Hướng vào kệ, bóp cò là máy đếm. Cần tìm món nào thì dò theo tiếng bíp.
- Đầu đọc để bàn chỉ đọc hàng đặt trên mặt máy, nên ít lẫn với hàng xung quanh. Hàng về thì đặt lên để nhập kho, có đơn thì đặt lên để xuất kho.
- Máy cầm tay kết nối điện thoại qua Bluetooth. Đầu đọc để bàn cắm vào máy tính qua cổng USB.
- Hai máy đổi việc cho nhau được trong vài trường hợp, nhưng dễ đọc lẫn hoặc mất công hơn.
Hai máy khác nhau ở chỗ nào?
Cả hai đều đọc tag RFID bằng sóng vô tuyến. Không cần nhìn thấy tag, không cần đưa từng món qua máy như quét mã vạch, một lượt đọc được nhiều món. Chỗ khác nhau là tầm đọc.
Máy quét cầm tay đọc xa, tới 6 m tùy loại tag và cách xếp hàng. Bạn đứng trước kệ, hướng mặt máy vào, bóp cò là nó đọc một lượt nhiều món trong tầm. Đầu đọc để bàn thì ngược lại: nó chỉ đọc hàng đặt trên mặt máy, không đọc xa. Hàng trên kệ cách đó vài bước, nó không với tới. Món nào để sát ngay bên cạnh thì vẫn có khi bị đọc lẫn, nên lúc nhập hay xuất, chỉ để trên máy nhóm hàng đang làm.
Đọc xa thì hợp với việc quét thật nhiều hàng đang nằm yên trên kệ: kiểm hàng, tìm hàng. Đọc gần thì hợp với việc cần biết chính xác những món nào đang đi qua tay mình: nhập hàng, xuất hàng.
| Máy quét cầm tay | Đầu đọc để bàn | |
|---|---|---|
| Đọc thế nào | Đọc xa, tới 6 m tùy tag | Chỉ đọc hàng đặt trên mặt máy |
| Dùng để | Kiểm hàng, tìm hàng | Nhập hàng, xuất hàng |
| Để ở đâu | Cầm đi khắp shop và kho | Cố định ở quầy hoặc bàn nhận hàng |
| Kết nối | Điện thoại, qua Bluetooth | Máy tính, qua cổng USB |
| Phần mềm | Ứng dụng Sense Inventory trên điện thoại | Bản web Sense Inventory trên Chrome hoặc Edge |
Máy quét RFID cầm tay: kiểm hàng và tìm hàng
Kiểm hàng: hướng vào kệ, bóp cò
Kiểm kho bằng tay là lấy từng món ra đếm, ghi sổ, rồi ngồi cộng. Với máy cầm tay, bạn mở phiên kiểm kê trên điện thoại, hướng mặt máy vào kệ rồi bóp cò. Máy kêu một tiếng và bắt đầu đọc, số tag đọc được nhảy lên trên màn hình nhỏ phía sau máy và trên điện thoại. Cứ thế đi dọc từng kệ.
Muốn kiểm cho đủ thì nhớ hai điều. Một, đi theo một đường cố định, ví dụ trái sang phải, trên xuống dưới, để biết khu nào đã quét, khu nào chưa. Hai, đi đều tay, lia máy nhanh quá dễ sót tag. Thấy máy đọc lan sang cả khu không cần kiểm thì giảm công suất xuống. Tại kho của một khách hàng thời trang, kiểm 3,000 sản phẩm mất khoảng 15 phút, một người làm. Nhanh hay chậm còn tùy loại hàng và cách xếp kho.
Quét xong, phần mềm so số tag đọc được với số đang ghi trong kho và chỉ ra món nào thiếu, món nào dư. Cách làm một lần kiểm kho từ đầu tới cuối có trong bài Kiểm kho bằng RFID cho shop thời trang.
Tìm hàng: dò theo tiếng bíp
Khách đứng ở quầy hỏi: "Áo này còn size M màu be không em?" Phần mềm báo còn một chiếc. Ra kệ size M thì không thấy đâu, chắc ai đó để nhầm chỗ.
Lúc này bạn chọn món đó trong mục Tìm hàng trên ứng dụng, bấm Bắt đầu tìm rồi đi theo tiếng bíp. Mỗi lần đọc trúng, máy tự giảm công suất, nên phải lại gần hơn mới nghe tiếp. Cứ thế dò dần tới đúng chỗ chiếc áo đang nằm.
Đầu đọc RFID để bàn: nhập hàng và xuất hàng
Nhập hàng: hàng về, đặt lên máy
Hàng mới về, mỗi món đã dán tag. Trên phiếu nhập kho, bạn chọn đúng mã hàng, màu, size, bật quét tự động, rồi đặt các món cùng mã, cùng màu, cùng size đó lên mặt đầu đọc. Mỗi tag có một mã riêng, nên mỗi tag đọc được thành một món trong kho, gắn với đúng mã hàng vừa chọn. Đây cũng là lúc "gán tag": từ giờ, tag đó đại diện cho đúng chiếc áo đó.
Vì sao việc này giao cho đầu đọc để bàn? Vì lúc nhập, bạn cần chắc chỉ những món đang nằm trên máy được ghi vào phiếu. Đầu đọc để bàn chỉ đọc hàng đặt trên mặt máy, nên hàng trên kệ xung quanh ít bị ghi lẫn vào. Trên máy chỉ để nhóm hàng đang nhập, dọn hàng khác và tag rời ra xa. Xong một mã hàng thì tắt quét, rồi mới chọn mã khác và đặt hàng lên. Trước khi hoàn tất, so số món trên màn hình với số hàng thực nhận. Lệch thì kiểm lại xem có món chưa đọc được, hay có tag không liên quan bị đọc lẫn.
Xuất hàng: có đơn, đặt hàng lên máy
Có đơn cần giao. Bạn lấy đủ hàng, đặt lên đầu đọc, từng món hiện vào danh sách xuất. Trước khi bấm Hoàn tất, so danh sách với hàng thật trên máy và bỏ dòng thừa nếu có.
Khi bạn quét đúng những món thật sự rời kho, kho trừ đúng những chiếc vừa đi theo mã riêng của từng tag, chứ không phải một chiếc bất kỳ cùng mẫu. Nhờ vậy, lịch sử ra vào của từng món khớp với thực tế.
Đầu đọc để bàn cắm vào máy tính qua cổng USB và chạy bản web Sense Inventory trên Chrome hoặc Edge. Vì vậy hãy để nó ở chỗ có máy tính: quầy, bàn nhận hàng hay bàn đóng gói.
Một ngày ở shop: lúc nào cầm máy nào?
Ghép lại thành một ngày bình thường ở shop thì thấy hai máy không giành việc của nhau:
| Lúc nào | Làm gì | Dùng máy nào |
|---|---|---|
| Hàng mới về | Nhập kho từng mã hàng | Đầu đọc để bàn |
| Khách hỏi một món | Xem tồn trên phần mềm, ra kệ dò món đó | Máy quét cầm tay |
| Có đơn cần giao | Đặt hàng lên máy, dò lại, xuất kho | Đầu đọc để bàn |
| Cuối tuần, cuối tháng | Kiểm cả shop hoặc từng khu | Máy quét cầm tay |
Đổi việc cho nhau được không?
Được, trong vài trường hợp. Có điều mỗi lần đổi là thêm một chỗ phải để ý.
Dùng máy cầm tay để nhập, xuất hàng. Ứng dụng Sense Inventory trên điện thoại làm được nhập kho, xuất kho, nên lúc không ngồi ở máy tính bạn vẫn dùng máy cầm tay được. Có điều máy đọc xa: đứng nhập hàng ngay cạnh kệ thì nó dễ bắt luôn tag của hàng trên kệ. Muốn làm vậy thì hạ công suất máy, mang hàng ra chỗ trống, và soát kỹ danh sách trước khi hoàn tất.
Dùng đầu đọc để bàn để kiểm hàng. Được, với những gì bê lên bàn được, như một rổ hàng hay một khay phụ kiện. Còn kiểm cả kệ, cả kho thì cầm máy đi quét nhanh hơn nhiều.
Dùng đầu đọc để bàn để tìm hàng. Không hợp. Tìm hàng là cầm máy đi dò quanh shop theo tiếng bíp, đó là việc của máy cầm tay.
Mấy lỗi hay gặp lúc mới dùng
| Lỗi | Chuyện gì xảy ra | Làm sao cho đúng |
|---|---|---|
| Nhập hàng bằng máy cầm tay ngay cạnh kệ | Máy dễ bắt cả tag của hàng trên kệ, ghi lẫn vào phiếu | Nhập bằng đầu đọc để bàn. Nếu phải dùng máy cầm tay, hạ công suất và mang hàng ra chỗ trống |
| Đổi sang mã hàng khác mà chưa tắt quét | Món của mã sau bị ghi vào mã trước | Xong một mã thì tắt quét, chọn mã mới rồi mới đặt hàng lên |
| Chồng hàng thành một xấp thật dày trên đầu đọc | Tag nằm giữa xấp dễ bị sót | Trải hàng ra trên mặt máy, chia làm nhiều lượt |
| Để hàng khác hay tag rời trên hoặc sát đầu đọc | Đọc lẫn tag không liên quan vào danh sách | Chỉ để trên máy nhóm hàng đang nhập hoặc xuất, dọn bớt đồ quanh máy |
| Đặt đầu đọc thẳng lên mặt bàn kim loại lớn | Đọc chập chờn | Đặt trên mặt bàn không phải kim loại |
| Lia máy cầm tay thật nhanh, đi lung tung | Sót tag, quét trùng khu | Đi đều tay theo một đường cố định |
Cần chuẩn bị gì để dùng hai máy?
- Cho đầu đọc để bàn: một máy tính có Chrome hoặc Edge, và một ổ điện gần đó. Đầu đọc cắm USB vào máy tính để gửi dữ liệu, cắm điện bằng bộ nguồn đi kèm.
- Cho máy quét cầm tay: một điện thoại iPhone hoặc Android cài ứng dụng Sense Inventory, bật Bluetooth. Sạc đầy máy trước khi đi kiểm. Mỗi lúc, máy quét chỉ kết nối với một điện thoại.
- Không có trong bộ kit: máy tính, điện thoại và máy in tem. Tag trong bộ kit đã cài sẵn mã. Dán lên hàng xong, bạn gán tag với đúng mã hàng ở bước nhập hàng như trên.
Bộ kit có đủ cả hai máy
Starter Kit Bán Lẻ của Nextwaves có giá trọn bộ 25,000,000đ (chưa VAT). Trong hộp có:
- 1 máy quét RFID cầm tay, kết nối điện thoại qua Bluetooth.
- 1 đầu đọc RFID để bàn, cắm máy tính qua USB.
- 2,500 tag RFID, đủ gắn cho 2,500 sản phẩm.
- Phần mềm kiểm kho Sense Inventory Essentials, 0đ/tháng.
Hai máy do Nextwaves sản xuất, có chứng nhận hợp quy. Giá đã gồm vận chuyển toàn quốc, hỗ trợ thiết lập, đào tạo khi bàn giao kèm tài liệu và video, hỗ trợ qua điện thoại và chat sau bàn giao, và bảo hành thiết bị 12 tháng.
Chưa chắc shop mình nên đặt hai máy ở đâu, có cần thêm máy cầm tay không? Trả lời 9 câu hỏi trên trang bộ kit, mất khoảng 30 giây, hoặc điền form ngay bên dưới để Nextwaves tư vấn theo quy mô và loại hàng của bạn.
Câu hỏi thường gặp
Có cần cả hai máy không?
Nếu shop vừa nhập hàng thường xuyên vừa muốn kiểm kho nhanh thì có. Thiếu đầu đọc để bàn, việc nhập và xuất phải làm bằng máy cầm tay, dễ đọc lẫn hàng trên kệ hơn. Thiếu máy cầm tay, muốn kiểm kho thì phải bê hàng tới bàn. Vì vậy bộ kit luôn có đủ hai máy.
Máy quét cầm tay đọc xa bao nhiêu?
Tới 6 m, tùy loại tag, cách gắn tag, chất liệu hàng và mức công suất đặt trên máy. Đi kiểm kho thì không cần đứng xa vậy: đi dọc kệ, hướng mặt máy vào hàng là đủ. Hàng để gần kim loại, chất lỏng hay xếp chồng dày thì quét thêm từ vài góc.
Shop rộng, một máy cầm tay có đủ không?
Nhiều máy quét có thể quét chung một phiên kiểm kê, nên shop rộng hay có kho riêng có thể chia người kiểm từng khu. Muốn mua thêm máy, bạn hỏi Nextwaves.
Mất Wi-Fi có kiểm kho được không?
Được. Ứng dụng Sense Inventory trên điện thoại kiểm kê được cả khi mất mạng. Có mạng lại thì kết quả được đồng bộ lên.
Phần mềm tặng kèm gồm những gì?
Sense Inventory Essentials là phần mềm kiểm kho, 0đ/tháng, gồm các tính năng kho thiết yếu: gán tag cho sản phẩm, nhập kho, xuất kho, kiểm kho và tìm hàng bằng RFID, xem tồn kho trên máy tính và điện thoại. Bán hàng, hóa đơn và khách hàng vẫn nằm ở phần mềm bán hàng bạn đang dùng.
