Nhắc tới RFID ở tiệm vàng, nhiều chủ tiệm nghĩ ngay tới chuyện kiểm hàng cuối ngày cho nhanh. Đúng, nhưng mới là một nửa. Trong giờ bán, hàng trong tiệm còn ra vào tủ nhiều lần: lô mới về phải nhập, khách chốt mua phải xuất kho, có món lại chuyển qua chi nhánh. Chưa kể lúc khách hỏi một mẫu, nhân viên phải lục tìm khắp các tủ. Lần nào quên ghi nhập hay xuất là số trên phần mềm lại lệch với hàng trong tủ thêm một chút.
Thử đi lần lượt một ngày bán hàng, từ lúc hàng về tới lúc đóng cửa, để xem RFID đỡ cho tiệm bạn việc gì, và việc gì vẫn phải làm như cũ.
Tóm tắt 30 giây
- Mỗi món gắn một tem RFID có mã riêng. Hai chiếc nhẫn cùng mẫu vẫn là hai mã khác nhau.
- Hàng về, đặt các món lên đầu đọc ở quầy để nhập một lượt. Bán ra, đặt món lên đầu đọc để trừ kho.
- Khách hỏi mẫu nào, máy quét cầm tay kêu bíp để bạn dò ra món đó.
- Cân, tính giá, xuất hóa đơn vẫn ở phần mềm bán vàng bạn đang dùng. Và RFID không trông khay giùm khi khách xem hàng.
RFID giúp ở đâu trong một ngày bán hàng?
Nhìn nhanh cả ngày trong một bảng. Cột cuối là những việc vẫn làm y như bây giờ.
| Lúc nào | RFID giúp gì | Vẫn làm như cũ |
|---|---|---|
| Hàng mới về | Đặt các món đã gắn tem lên đầu đọc, nhập một lượt | Kiểm cân, tuổi vàng, giấy tờ nhập |
| Khách hỏi mẫu | Xem còn hàng trên điện thoại, dò món bằng máy cầm tay | Tư vấn, cho khách xem và đeo thử |
| Khách mua | Đặt món lên đầu đọc, soát lại rồi xuất kho | Cân, tính giá, thu tiền, xuất hóa đơn trên phần mềm bán vàng |
| Chuyển chi nhánh | Bên gửi quét, bên nhận quét lại để đối chiếu | Giấy tờ giao nhận |
| Cuối ngày, giao ca | Mở tủ quét, phần mềm báo món thiếu, món dư | Xử lý chênh lệch, cất hàng vào két |
Hàng mới về: gắn tem, nhập một lượt
Mỗi món trong tiệm được gắn một tem RFID trang sức, khổ 100 × 17 mm. Phần ăng-ten nằm bên ngoài món, không áp vào kim loại, nên gắn trên vàng vẫn đọc được. Đầu đọc RFID bắt tem bằng sóng vô tuyến, không cần nhìn thấy tem, nên một lúc đọc được nhiều món.
Điểm đáng giá nhất với tiệm vàng là mỗi tem có một mã riêng, phần mềm coi mỗi tem là một món. Hai chiếc nhẫn cùng mẫu vẫn có thể nặng nhẹ khác nhau, nên biết "mẫu này còn 5 chiếc" là chưa đủ. Bạn cần biết đó là 5 chiếc nào.
Lúc nhập, nhân viên chọn mẫu trên phiếu nhập rồi đặt các món của mẫu đó lên đầu đọc để bàn ở quầy. Cả loạt được đọc một lượt, mỗi tem thành một món trong kho. Không ai phải ngồi quét hay ghi tay từng chiếc nữa.
Tem in chữ lên mặt được. Nếu muốn tự in tại tiệm, bạn mua thêm máy in tem RFID, máy vừa in lên mặt tem vừa ghi mã vào chip. Máy in không nằm trong bộ kit.
Khách hỏi mẫu: còn không, nằm ở đâu?
Khách gọi điện: "Mẫu nhẫn hôm trước chị xem còn không em?" Hoặc khách đưa điện thoại ra, chỉ một mẫu dây chuyền thấy trên mạng. Thay vì đi một vòng các tủ, nhân viên mở Sense Inventory trên điện thoại hay máy tính để xem phần mềm đang ghi mẫu đó còn mấy chiếc.
Còn nếu món không bày ngoài tủ mà cất trong ngăn kéo hay khay để dưới, thì lấy máy quét cầm tay ra. Chọn món hoặc mẫu cần tìm trên ứng dụng, rồi đi theo tiếng bíp. Mỗi lần đọc trúng, máy tự giảm công suất, nên phải lại gần hơn mới nghe tiếp. Cứ thế dò dần tới chỗ món hàng.
Tư vấn, đưa hàng cho khách xem và đeo thử vẫn là việc của nhân viên. Máy quét chỉ giúp bạn đỡ phải lục tìm từng ngăn.
Khách mua: trừ kho đúng chiếc vừa bán
Phần bán thì không có gì đổi. Nhân viên cân, tính theo giá vàng hôm đó, thu tiền và xuất hóa đơn trên phần mềm bán vàng của tiệm. RFID chỉ thêm một bước nhỏ: đặt món vừa bán lên đầu đọc để xuất kho trên Sense Inventory.
Bước này đáng làm vì đầu đọc đọc mã riêng của từng món, nên phân biệt được hai chiếc cùng mẫu. Có một điều cần nhớ: nếu trên quầy còn khay khác để sát đầu đọc, máy có thể đọc lẫn tem của khay đó. Nên trước khi bấm hoàn tất, nhân viên nhìn lại danh sách trên màn hình và bỏ những dòng không phải món vừa bán.
Quên xuất kho thì sao?
Khi kiểm hàng, Sense Inventory so tem quét được với số trên phần mềm. Món đã bán mà quên xuất kho thì phần mềm vẫn tính là còn. Kiểm không quét thấy, nó rơi vào nhóm Thất lạc, như thể bị mất. Ngược lại, món đã xuất kho mà vẫn quét thấy trong tủ sẽ hiện ở nhóm Thừa.
Gặp hai nhóm này thì đừng vội kết luận mất hàng. Đó là lúc mở lại phiếu xuất và hóa đơn trong ngày ra xem. Có khi chỉ là bán rồi mà quên bấm.
Muốn phần mềm bán vàng tự đọc tem?
Có tiệm muốn đi thêm một bước: đặt món lên đầu đọc là phần mềm bán vàng nhận ra món luôn, khỏi gõ mã. Đã có tiệm mua riêng đầu đọc để bàn của Nextwaves để dùng với phần mềm bán vàng họ đang chạy. Muốn vậy, bên làm phần mềm bán vàng phải nối đầu đọc vào qua SDK của Nextwaves. SDK chỉ lo việc đọc mã tem. Đọc xong nhận ra món nào, đưa lên hóa đơn ra sao là việc của phần mềm bán vàng. Nên trước khi mua, bạn hỏi bên làm phần mềm một câu cho chắc.
Chuyển chi nhánh: hai đầu cùng quét
Tiệm có nhiều cửa hàng thì chuyện chuyển hàng qua lại là thường. Bên gửi quét các món vào phiếu chuyển kho. Bên nhận quét lại, Sense Inventory báo ngay bao nhiêu món khớp, bao nhiêu món còn thiếu, món nào không có trong phiếu. Lúc hàng còn trên đường, nó chưa tính vào kho bên nào.
Món gửi thợ sửa hay đánh bóng cũng làm hàng trong tủ hụt đi. Lúc kiểm mà không thấy mấy món này, bạn xem lại giấy giao nhận với thợ trước khi kết luận thất lạc. Còn ghi hàng gửi thợ trên Sense Inventory thế nào thì trao đổi với Nextwaves lúc thiết lập.
Cuối ngày hoặc giao ca: kiểm cả tiệm
Còn đây là phần quen thuộc nhất của RFID. Mở tủ, dùng máy cầm tay quét bên trong, kiểm cả tiệm hoặc từng nhóm như nhẫn, dây chuyền, bông tai. Đừng quét từ ngoài mặt kính, dễ sót món. Nextwaves ước tính khoảng 30 phút cho tầm 3,000 món, một người làm, chưa tính thời gian xử lý chênh lệch. Nhanh hay chậm còn tùy hàng xếp thế nào.
Quét xong, Sense Inventory chia kết quả làm ba nhóm: Đã quét đủ, Thất lạc (có trong kho mà không quét thấy) và Thừa (quét thấy mà kho không ghi). Nếu cả ngày mọi việc được ghi đủ, phần lớn sẽ nằm ở nhóm đầu. Món nào ở nhóm Thất lạc thì quét lại, rồi soát phiếu xuất, giấy giao nhận trước khi kết luận. Muốn rà kỹ hơn giữa hàng và sổ sách, bạn xem thêm bài Tiệm vàng sau Nghị định 390/2026.
RFID không làm được gì ở quầy?
Có vài việc RFID không thay được, bạn nên biết trước khi chọn mua:
- Không cân, không tính giá. Khối lượng, tuổi vàng, giá vàng hôm nay, tiền công vẫn nằm ở cân và phần mềm bán vàng.
- Không xuất hóa đơn. Thu tiền, hóa đơn, thông tin khách vẫn ở phần mềm bạn đang dùng.
- Không trông khay giùm nhân viên. Khách xem hàng thì nhân viên vẫn phải để mắt như bây giờ. RFID trong bộ kit không phải hệ thống chống trộm.
- Không sửa được dữ liệu sai. Gắn nhầm tem, bán mà quên xuất kho thì quét nhanh cỡ nào số vẫn lệch. RFID chỉ giúp chỗ lệch lộ ra sớm hơn.
- Không chứng minh được nguồn gốc vàng. Chuyện đó vẫn dựa vào hóa đơn và chứng từ.
Trước khi mua, nên hỏi gì?
- Phần mềm bán vàng của mình có nối được không? Hỏi bên làm phần mềm xem họ nối được đầu đọc qua SDK của Nextwaves không. SDK chỉ đọc mã tem, không lo phần bán. Nếu không nối, nhân viên xuất kho trên Sense Inventory mỗi lần bán.
- Ai xuất kho, xuất lúc nào? Chốt từ đầu. Số kiểm cuối ngày chỉ đúng khi món nào bán ra cũng được xuất kho.
- Món nhỏ nhất gắn tem kiểu gì? Bông tai, mặt dây chuyền nhỏ thì Nextwaves cùng tiệm xem cách gắn lúc thiết lập.
- Ai in tem? Muốn tự in thì cần máy in tem RFID, mua riêng.
- Tiệm có bao nhiêu món, mấy cửa hàng? Tem bán nguyên cuộn 2,500 tem. Chuỗi nhiều cửa hàng thì Nextwaves tư vấn riêng.
Bộ kit RFID cho tiệm vàng
Bộ kit RFID cho tiệm vàng của Nextwaves giá 29,990,000đ (chưa VAT), trong hộp có:
- 1 đầu đọc RFID để bàn, cắm cổng USB vào máy tính ở quầy.
- 1 máy quét RFID cầm tay, kết nối điện thoại qua Bluetooth.
- 2,500 tem trang sức (1 cuộn).
- Phần mềm kiểm kho Sense Inventory Essentials, 0đ/tháng.
Giá đã gồm hỗ trợ thiết lập, đào tạo nhân viên lúc bàn giao và bảo hành thiết bị 12 tháng. Đang dùng phần mềm bán vàng nào thì cứ dùng tiếp, không phải đổi.
Bạn chưa chắc bộ kit có hợp với tiệm mình? Bông tai nhỏ gắn tem kiểu gì, nhập xuất có khớp với cách tiệm đang làm không? Để lại thông tin bên dưới, Nextwaves sẽ liên hệ tư vấn.
Câu hỏi thường gặp
RFID có thay được phần mềm bán vàng không?
Không. Cân, tính giá, hóa đơn vẫn ở phần mềm bạn đang dùng. Sense Inventory chỉ lo phần kho: nhập, xuất, kiểm hàng và tìm hàng bằng RFID.
Mỗi lần bán có phải quét từng món không?
Không cần đưa từng món qua máy như quét mã vạch. Đặt các món vừa bán lên đầu đọc để bàn, nhìn lại danh sách trên màn hình rồi lưu phiếu. Nếu phần mềm bán vàng đã nối đầu đọc qua SDK, cách làm do bên làm phần mềm quyết định.
Đầu đọc ở quầy có đọc nhầm món để gần không?
Có thể, nếu khay khác nằm sát đầu đọc. Lúc xuất kho, để các khay khác ra xa một chút, soát danh sách trên màn hình và bỏ dòng thừa trước khi hoàn tất.
Vàng là kim loại, tem RFID có đọc được không?
Được. Tem RFID trang sức là loại riêng, phần ăng-ten nằm ngoài món. Khi kiểm, đặt khay lên đầu đọc để bàn, hoặc mở tủ quét bên trong bằng máy cầm tay.
Có cần máy tính ở quầy không?
Có, cho đầu đọc để bàn: đầu đọc cắm cổng USB vào máy tính ở quầy, dùng bản web Sense Inventory trên Chrome hoặc Edge. Máy quét cầm tay thì kết nối điện thoại qua Bluetooth.
