Tối Chủ nhật, shop đóng cửa sớm để kiểm kho. Ba người ngồi đếm đến khuya, cộng sổ xong vẫn lệch với phần mềm mà không biết sai ở đâu. Sáng hôm sau, khách hỏi áo size M màu be. Phần mềm báo còn hai chiếc, nhưng nhân viên lục cả kệ vẫn không tìm thấy.
Những chuyện như vậy khiến nhiều chủ shop bắt đầu nghĩ đến RFID. Nhưng có phải shop nào cũng nên đầu tư?
Câu trả lời là có, nếu shop bạn đang mất quá nhiều thời gian kiểm kho, thường xuyên lệch tồn hoặc khó tìm hàng dù phần mềm báo còn. Ngược lại, nếu đếm tay vẫn nhanh và số liệu ít khi sai lệch thì chưa cần vội.
Quan trọng là biết shop mình đang ở trường hợp nào. Và cách tốt nhất là nhìn vào thời gian, nhân công và số lần lệch tồn thực tế của chính shop, thay vì dựa vào những con số tiết kiệm chung chung.
Tóm tắt 30 giây
RFID đáng tính khi shop có nhiều mã, size, màu, kiểm kho mất cả ngày, phần mềm hay báo còn mà tìm không ra, hàng hay để nhầm chỗ, có nhiều cửa hàng hoặc kho, hay bán hàng nhỏ giá trị cao như vàng, trang sức.
Chưa cần khi shop ít hàng, ít mã, kiểm kho một hai tiếng là xong và số khớp. Chưa sẵn sàng khi chưa ai lo việc nhập hàng trên phần mềm, hoặc hàng chủ yếu là kim loại, chất lỏng mà chưa hỏi loại tag.
Tự kiểm tra trong một tuần bằng sáu con số: giờ công mỗi lần kiểm, số lần kiểm một năm, số món lệch, số lần tìm không ra, thời gian tìm một món, số món đang có và nhập thêm.
Muốn bắt đầu thì gắn tag một nhóm hàng trước, không cần làm cả shop một lần.
Đầu tư RFID là để được việc gì?
Trước khi tính có đáng không, nên rõ mình bỏ tiền ra để được gì. Máy quét RFID đọc được nhiều tag trong một lượt mà không cần nhìn thấy tag, và mỗi tag mang một mã riêng cho đúng một món. Nhờ vậy, ở shop, RFID làm được ba việc chính:
Kiểm kho: cầm máy đi dọc kệ thay vì lấy từng món ra đếm. Phần mềm tự so với số tồn và chỉ ra món thiếu, món thừa.
Tìm hàng: chọn món cần tìm trên điện thoại rồi đi theo tiếng bíp của máy.
Nhập, xuất hàng: đặt hàng lên đầu đọc để bàn, mỗi món được ghi vào phiếu theo mã riêng của nó.
Vậy câu "có nên đầu tư RFID không" thật ra là: ba việc đó đang tốn của shop bạn bao nhiêu? Gần như không tốn gì thì RFID cũng không có mấy chỗ để giúp. Tốn nhiều thì đó chính là phần RFID làm nhanh lại.
6 dấu hiệu shop bạn nên tính đến RFID
1. Một mẫu áo thành cả chục mã hàng
Một mẫu có 4 màu, mỗi màu 5 size là 20 dòng tồn kho riêng. Shop có vài trăm mẫu là vài nghìn dòng. Đếm tay thì phải nhìn đúng size, đúng màu trên từng tem, và ở đây rất dễ nhìn nhầm.
Tự kiểm tra: đừng đếm số mẫu. Lấy danh sách mã hàng trong phần mềm bán hàng ra, đếm theo từng màu, từng size.
2. Kiểm kho mất cả ngày, phải đóng cửa hoặc làm ngoài giờ
Kiểm mất công quá thì nhiều shop đành giãn số lần kiểm, và giữa hai lần kiểm, số lệch cứ dồn lại. Với RFID, phần quét nhanh hơn hẳn: tại kho của một khách hàng ngành thời trang, kiểm 3,000 sản phẩm đã gắn tag mất khoảng 15 phút, một người làm. Đó là thời gian quét, chưa gồm lúc xem lại phần lệch, và còn tùy loại hàng, cách xếp kho.
Tự kiểm tra: lần kiểm gần nhất mất mấy tiếng, mấy người, có phải đóng cửa hay trả thêm giờ không.
3. Phần mềm báo còn, ra kệ tìm không thấy
Cảnh này chắc bạn quen: khách hỏi một món, phần mềm báo còn, nhân viên tìm mãi không ra, khách không chờ được thì đi. Bán online thì đau theo kiểu khác: món đã hết thật mà vẫn nhận đơn, rồi phải hủy. RFID không tự chặn được chuyện này. Nhưng kiểm nhanh thì kiểm được thường xuyên hơn, và lệch lộ ra sớm hơn.
Tự kiểm tra: để một cuốn sổ ở quầy trong một tuần. Mỗi lần tìm không ra món mà phần mềm báo còn thì gạch một dấu. Bán online thì đếm số đơn phải hủy vì hết hàng.
4. Hàng hay để nhầm chỗ, tìm mất cả buổi
Áo khách thử xong treo nhầm sào, hàng mới về còn nằm trong thùng ở kho sau, món trưng bày bị dời sang kệ khác. Hàng không mất, chỉ là không ai biết nó đang nằm đâu. Với RFID, bạn chọn món đó trên ứng dụng, bấm tìm rồi đi theo tiếng bíp. Mỗi lần đọc trúng, máy tự giảm công suất, nên phải lại gần hơn mới nghe tiếp.
Tự kiểm tra: bấm giờ vài lần nhân viên đi tìm một món khách hỏi.
5. Nhiều cửa hàng, nhiều kho, hàng chuyển qua lại
Hàng đi giữa các cửa hàng, hay từ kho ra cửa hàng, là lúc số dễ lệch nhất: chẳng hạn bên gửi ghi 50 món, bên nhận đếm ra 48, không ai chắc thiếu ở khâu nào. Mỗi tag có mã riêng, nên quét lúc nhận là biết món nào đã tới, món nào chưa, món nào không có trong phiếu. Có nhiều điểm thì cũng phải tính kỹ hơn: mỗi nơi cần máy gì, ai quét.
Tự kiểm tra: một tháng chuyển hàng mấy lần, mấy lần bên nhận đếm không khớp.
6. Hàng nhỏ, giá trị cao
Ở tiệm vàng, trang sức, món nào cũng đáng tiền mà lại nhỏ, nên kiểm từng món bằng mắt vừa lâu vừa căng. Với tem RFID riêng cho trang sức, tiệm đặt cả khay lên đầu đọc để nhập, xuất, cuối ngày mở tủ quét bằng máy cầm tay. Kiểm xong là biết món nào đang lệch so với danh sách, để kiểm lại ngay trong ngày.
Tự kiểm tra: tiệm kiểm hàng bao lâu một lần, mỗi lần mấy người, mất bao lâu.
Dấu hiệu nào lặp lại hằng tuần thì đáng ngồi tính tiếp. Thỉnh thoảng mới gặp một lần thì chưa vội.
Khi nào chưa nên đầu tư RFID?
Có hai kiểu "chưa": chưa cần, và chưa sẵn sàng. Biết shop mình đang ở kiểu nào thì đỡ mua vội.
Chưa cần
Ít hàng, ít mã. Kiểm kho một, hai tiếng là xong, số khớp với phần mềm. RFID có nhanh hơn thì phần được thêm cũng nhỏ.
Đã kiểm nhanh bằng mã vạch và ít lệch. Mã vạch vẫn ổn khi tem dễ thấy và hàng không quá nhiều. Hai cách khác nhau ở đâu, xem bài RFID và mã vạch.
Hàng giá thấp, lời mỏng. Món nào cũng phải thêm một tag. Món bán ra lời ít thì tiền tag ăn vào phần lời đáng kể, nên tính kỹ trước.
Chưa sẵn sàng
Chưa ai lo việc nhập hàng trên phần mềm. RFID so hàng quét được với số tồn trên phần mềm. Hàng mới về mà không gắn tag, không nhập kho thì lần kiểm sau máy không thấy, số vẫn lệch như cũ. Trước khi mua, chốt luôn ai làm việc này mỗi lần hàng về.
Hàng chủ yếu là kim loại hoặc chất lỏng. Hai thứ này làm tag khó đọc hơn, nhất là khi tag gắn sát. Không phải là không làm được, nhưng nên hỏi trước loại tag và chỗ gắn cho đúng hàng của bạn.
Đang cần một phần mềm bán hàng. Phần mềm đi kèm bộ kit là Sense Inventory, lo tồn kho và kiểm kê. Bán hàng, hóa đơn và khách hàng vẫn nằm ở phần mềm bán hàng bạn đang dùng.
Mong RFID tự làm số tồn đúng. Máy chỉ thấy hàng đã gắn tag, gán tag sai mã thì số vẫn sai, và phần lệch vẫn cần người kiểm lại. Những giới hạn này có đủ trong bài Kiểm kho thông minh là gì?
Tự kiểm tra: shop bạn có nên đầu tư RFID không?
Không cần bảng tính phức tạp. Trong một tuần, ghi lại sáu con số dưới đây là đủ để biết RFID có chỗ giúp shop bạn hay không.
Câu hỏi | Lấy số ở đâu |
|---|---|
1. Mỗi lần kiểm kho tốn bao nhiêu giờ công? | Số người nhân số giờ của lần kiểm gần nhất |
2. Một năm kiểm mấy lần? | Lịch kiểm hoặc sổ kiểm kho năm nay |
3. Lần kiểm gần nhất lệch bao nhiêu món? | Phần điều chỉnh tồn sau lần kiểm, hoặc biên bản kiểm kho |
4. Một tuần có mấy lần tìm không ra món phần mềm báo còn? | Sổ gạch ở quầy trong một tuần. Bán online thì đếm số đơn phải hủy vì hết hàng |
5. Tìm một món mất bao lâu? | Bấm giờ vài lần |
6. Đang có bao nhiêu món, mỗi tháng nhập thêm bao nhiêu? | Phần mềm bán hàng hoặc phiếu nhập |
Đọc kết quả thế nào?
Câu 1 nhân câu 2 ra số giờ công kiểm kho một năm. Đây là phần dễ tính nhất, và cũng là phần RFID rút ngắn rõ nhất. Để dễ hình dung: tại kho của một khách hàng thời trang, một người quét 3,000 sản phẩm đã gắn tag mất khoảng 15 phút. Đó là số đo ở kho ấy, chỉ là thời gian quét, chưa gồm lúc kiểm lại phần lệch. Hàng và cách xếp kho của bạn khác thì thời gian cũng khác, nên coi nó là mốc tham khảo, đừng coi là lời hứa.
Câu 2 còn một nghĩa nữa. Nhiều shop kiểm ít vì kiểm mất công quá. Nếu mỗi lần nhanh hơn hẳn, bạn có muốn kiểm mỗi tuần, hay xoay vòng từng nhóm hàng không? Cái này tùy cách shop bạn sắp xếp người. Kiểm đều hơn thì lệch được phát hiện sớm hơn, trước khi khách hỏi tới.
Câu 3, 4, 5 là phần khó quy ra tiền: hàng lệch, khách hỏi mà không bán được, giờ đi tìm hàng. Đừng cộng chúng thành một khoản tiết kiệm chắc chắn. Coi chúng là lý do cộng thêm: số càng lớn, càng lặp lại, thì RFID càng có việc để làm.
Câu 6 ra số tag cần mua. Món nào cũng cần một tag, cả hàng đang có lẫn hàng nhập mới. Đây là phần chi đi theo số món, nói ở mục ngay dưới.
Ghi xong, shop bạn sẽ rơi vào một trong ba trường hợp:
Chưa cần. Giờ công kiểm kho cả năm không đáng kể, hàng ít lệch, nhân viên cũng hiếm khi phải đi tìm lâu.
Đáng tìm hiểu tiếp. Kiểm kho tốn nhiều công, hoặc hay lệch tồn, hoặc tìm hàng mất thời gian. Không cần đủ cả ba, một chuyện lặp lại hằng tuần là đủ để ngồi tính.
Sắp xếp người trước đã. Số thì đáng tính, nhưng chưa ai lo việc nhập hàng, cập nhật tồn và gắn tag cho hàng mới. Lo xong việc này rồi hẵng mua.
Sáu con số này cho bạn biết RFID có đáng tìm hiểu hay không, chứ chưa nói được mua về sẽ đỡ được bao nhiêu tiền. Muốn tính tiếp, cứ mang chính các con số này đi hỏi bên bán.
Đổi lại, shop bạn phải làm thêm gì?
RFID bớt việc đếm, nhưng thêm vài việc khác. Tính có đáng không thì phải tính cả phần này.
Lần đầu gắn tag cho hàng đang có. Đây là phần tốn công nhất: gắn tag lên từng món rồi dùng đầu đọc để bàn gán đúng mã, màu, size. Không phải làm xong trong một ngày, cứ làm từng nhóm hàng.
Gắn tag cho hàng mới ngay lúc nhập. Hàng về là gắn tag và nhập kho trên phần mềm. Bỏ qua bước này thì lần kiểm sau số lại lệch.
Xem lại phần lệch sau mỗi lần kiểm. Món báo thiếu chưa chắc đã mất: có khi đang ở phòng thử, ở quầy, hoặc chỉ chưa quét tới. Tồn kho chỉ đổi khi bạn chọn điều chỉnh, nên kiểm lại rồi mới chốt.
Hàng chưa gắn tag phải đếm riêng. Máy không thấy món không có tag.
Còn tiền thì ngoài bộ kit lúc đầu, phần chi đi theo số món là tag, vì hàng mới về cũng cần tag. Từng khoản và cách ước lượng cho shop mình có trong bài Chi phí hệ thống RFID.
Nếu đáng làm, bắt đầu nhỏ thế nào?
Mua bộ kit rồi cũng không cần gắn tag cả shop ngay từ đầu. Làm từng nhóm hàng cho nhân viên quen tay, rồi mở rộng dần:
Chọn một nhóm hàng. Nhóm hay lệch nhất, bán chạy nhất hoặc giá cao nhất, ví dụ toàn bộ áo thun hay toàn bộ quần jean. 2,500 tag trong bộ kit gắn được cho 2,500 món.
Gắn tag và nhập tồn cho nhóm đó. Đưa danh mục hàng vào phần mềm bằng file Excel, gắn tag, rồi gán mã trên đầu đọc để bàn.
Kiểm riêng nhóm đó. Phần mềm cho mở phiên kiểm theo danh mục, nên kết quả chỉ nói về nhóm đã gắn tag, không lẫn với hàng chưa gắn.
Vài tuần sau, ghi lại các con số ở trên cho riêng nhóm này. So với lúc chưa có RFID: kiểm mất bao lâu, mấy lần tìm không ra, lệch bao nhiêu món. Chỉ so trên cùng nhóm hàng, đừng lấy nhóm này so với cả shop.
Thấy ổn thì gắn tiếp nhóm khác, và giữ thói quen gắn tag cho hàng mới ngay lúc nhập.
Cách quét, đọc kết quả và chốt điều chỉnh tồn có từng bước trong bài Kiểm kho bằng RFID cho shop thời trang. Shop có nhiều cửa hàng hay kho lớn thì xem thêm các bước triển khai trong bài Triển khai RFID từ A đến Z.
Shop bạn bán gì? Xem tiếp trang của ngành mình
Mỗi ngành có cách gắn tag và cái khổ riêng. Thấy shop mình trong bảng dưới thì trang tương ứng nói cụ thể hơn về hàng của bạn:
Bạn bán | RFID giúp nhiều nhất ở đâu | Xem trang |
|---|---|---|
Quần áo, có cửa hàng | Cầm máy đi dọc kệ là kiểm xong, dò đúng size, đúng màu | |
Giày dép, túi xách | Rà dọc kệ và chồng hộp, không mở từng hộp đọc tem | |
Bán TikTok Shop, Shopee | Kiểm kho hàng online, đặt hàng lên đầu đọc để xuất kho | |
Vải, nguyên phụ liệu | Quét cả dãy cuộn, không lật từng cuộn tìm mã màu | |
Nệm, đệm, chăn drap | Quét cả chồng nệm, không dỡ xuống đếm | |
Vàng, trang sức | Đặt cả khay lên đầu đọc, cuối ngày kiểm cả tiệm | |
Khách sạn, resort | Quét cả kệ khăn, drap, đồng phục thay vì đếm từng món | |
Bán lẻ ngành khác | Kiểm kho, tìm hàng, nhập xuất cho một cửa hàng hoặc một kho |
Bán thời trang mà chưa rõ mình thuộc nhóm nào thì xem trang tổng quan RFID cho người bán thời trang.
Starter Kit Bán Lẻ: bộ để bắt đầu
Với shop bán lẻ, Starter Kit Bán Lẻ của Nextwaves có đủ những gì cần để bắt đầu ở một cửa hàng hoặc một kho, giá trọn bộ 25,000,000đ (chưa VAT):
1 máy quét RFID cầm tay, kết nối điện thoại qua Bluetooth, để kiểm kho và tìm hàng.
1 đầu đọc RFID để bàn, cắm máy tính qua USB, để gán tag và nhập, xuất kho.
2,500 tag RFID, đủ gắn cho 2,500 sản phẩm.
Phần mềm kiểm kho Sense Inventory Essentials, 0đ/tháng.
Hai máy do Nextwaves sản xuất, có chứng nhận hợp quy. Giá đã gồm vận chuyển toàn quốc, hỗ trợ thiết lập, đào tạo khi bàn giao kèm tài liệu và video, hỗ trợ qua điện thoại và chat sau bàn giao, và bảo hành thiết bị 12 tháng. Tiệm vàng và khách sạn có bộ riêng, xem ở trang ngành trong bảng trên.
Ghi xong sáu con số mà vẫn chưa chắc? Trả lời 9 câu hỏi trên trang bộ kit, mất khoảng 30 giây, hoặc điền form ngay bên dưới. Khi gọi lại, Nextwaves hỏi bạn đang kiểm kho thế nào và mất bao lâu, ước tính số tag và chi phí theo quy mô shop, và nói thẳng nếu bộ kit không hợp với shop bạn.
Câu hỏi thường gặp
Shop nhỏ có nên dùng RFID không?
Tùy hàng, không tùy diện tích. Shop nhỏ mà ít mã, kiểm một hai tiếng là xong thì chưa cần. Shop nhỏ nhưng một mẫu có nhiều màu, nhiều size, kiểm mất cả buổi và hay tìm không ra hàng thì đáng tính. Nhanh nhất là ghi sáu con số ở mục tự kiểm tra trong một tuần.
Đầu tư RFID bao lâu thì hoàn vốn?
Không có một mốc hoàn vốn chung cho mọi shop, nên Nextwaves không đưa ra con số nào. Mỗi shop khác nhau ở giờ công kiểm kho, số lần kiểm, lượng hàng, số món lệch và số tag phải dùng. Bắt đầu bằng sáu con số ở phần tự kiểm tra, rồi đặt cạnh chi phí thật của shop bạn.
Dùng RFID có phải bỏ mã vạch không?
Không. Mã vạch vẫn dùng để bán hàng ở quầy như cũ. RFID lo các việc trong kho như kiểm kho, tìm hàng, nhập, xuất. Hai cách khác nhau ở đâu, xem bài RFID và mã vạch.
Có phải gắn tag cho toàn bộ hàng ngay không?
Không. Bạn gắn tag từng nhóm hàng và kiểm riêng nhóm đó trước. Món chưa gắn tag thì máy không thấy, nên phải đếm riêng cho tới khi gắn xong.
Hàng kim loại hoặc chất lỏng có dùng RFID được không?
Có hạn chế. Kim loại và chất lỏng có thể làm tag khó đọc hơn, nhất là khi tag gắn sát. Nextwaves sẽ tư vấn loại tag và chỗ gắn phù hợp với hàng của bạn trước khi mua.
Đang dùng KiotViet, Sapo hoặc Haravan thì có phải đổi không?
Không cần. Bạn vẫn bán hàng và xuất hóa đơn như cũ. Sense Inventory lo riêng phần tồn kho và kiểm kê.
Phần mềm tặng kèm gồm những gì?
Sense Inventory Essentials là phần mềm kiểm kho, 0đ/tháng, gồm các tính năng kho thiết yếu: gán tag cho sản phẩm, nhập kho, xuất kho, kiểm kho và tìm hàng bằng RFID, xem tồn kho trên máy tính và điện thoại. Bán hàng, hóa đơn và khách hàng vẫn nằm ở phần mềm bán hàng bạn đang dùng.
Sau này cần thêm tính năng mới thì sao?
Sense Inventory là một phiên bản dùng chung cho mọi khách hàng. Tính năng mới, nếu được bổ sung, sẽ cập nhật cho tất cả cùng lúc, nên Nextwaves không hẹn thời điểm riêng cho từng đề xuất. Vì vậy, trước khi mua, hãy kể cho Nextwaves cách shop đang quản lý hàng để kiểm tra phần mềm hiện có đã đáp ứng được chưa.
