Kiểm kho bằng RFID là dùng máy quét đọc các tag RFID gắn trên hàng, rồi đối chiếu số hàng quét được với số tồn trong phần mềm. Mỗi món có một tag mang mã EPC riêng, liên kết với đúng mã hàng, size và màu. Nhân viên chỉ cần rà máy dọc sào quần áo hoặc kệ hàng. Máy đọc được nhiều tag trong một lượt mà không cần nhìn thấy từng tem. Nhờ vậy, nhân viên không phải lật từng chiếc áo để tìm tem như khi đếm tay. Sau khi quét, vẫn phải kiểm tra và xử lý những món bị báo thiếu hoặc thừa.
Nếu shop đã có RFID hoặc đang chuẩn bị dùng, bài này hướng dẫn từ lúc gắn tag, nhập tồn đầu kỳ đến lúc quét kho, tìm hàng bị báo thiếu và chốt kết quả. Tên các nút và nhóm kết quả trong bài lấy từ phần mềm kiểm kho Sense Inventory của Nextwaves. Phần mềm khác có thể dùng tên gọi và cách thao tác khác.
Nếu chưa biết RFID là gì, bạn có thể đọc bài RFID là gì trước. Nếu đang cân nhắc có nên dùng RFID cho shop không, bài RFID trong ngành thời trang nói về ứng dụng, cách gắn tag và chi phí.
Tóm tắt 30 giây
- Muốn kiểm hàng bằng máy RFID, mỗi món trong phạm vi quét cần có tag riêng, đã liên kết đúng sản phẩm và đã được nhập kho trên phần mềm. Tag chưa liên kết với hàng trong tồn sẽ hiện ở nhóm Thẻ lạ. Hàng chưa gắn tag phải đếm bằng cách khác.
- Quy trình 6 bước: xử lý phiếu kho còn dở; mở phiên và chọn phạm vi; quét theo tuyến cố định; chỉnh công suất và quét lại chỗ khó đọc; xem kết quả từng nhóm; xác minh phần lệch rồi chọn chốt phiên có hoặc không điều chỉnh tồn.
- Phần mềm đếm theo mã EPC, nên một tag bị đọc nhiều lần vẫn chỉ là một món. Cần để ý hai lỗi khác: tag bị che nên đọc sót, và tag ở khu bên cạnh bị đọc lẫn.
- "Thất lạc" chỉ có nghĩa là chưa quét thấy. Quét lại từ góc khác, tìm ở phòng thử, túi chờ giao, xem phiếu chuyển kho rồi mới kết luận mất.
- RFID không làm số tồn đúng tuyệt đối. Theo Phòng thí nghiệm RFID của Đại học Auburn (Mỹ), độ chính xác tồn kho trung bình ở các nhà bán lẻ họ khảo sát chỉ khoảng 60%. Với hàng may mặc dùng RFID, mức thực tế nên kỳ vọng là khoảng 95%. Đây là độ chính xác của số tồn, không phải tỷ lệ máy đọc được tag.
- Với hàng đã gắn tag, mốc Nextwaves đưa ra cho bộ kit là khoảng 3,000 sản phẩm trong 15 phút, một người làm.
Kiểm kho bằng RFID khác đếm tay ở chỗ nào?
Khi đếm tay, người đếm đọc tem từng món, ghi số theo mã hàng, size, màu rồi cộng lại. Khi kiểm bằng RFID, máy quét đọc tag. Phần mềm tự ghép từng mã EPC với sản phẩm và tự so với số tồn trong sổ kho.
| Tiêu chí | Đếm tay | Kiểm bằng RFID |
|---|---|---|
| Đếm cái gì | Số chiếc của từng mã hàng, size, màu | Từng món, mỗi món có một mã EPC riêng |
| Đọc thế nào | Nhìn tem từng món; phải lấy món ra nếu tem nằm trong túi | Rà máy dọc sào, kệ; đọc nhiều tag một lượt, không cần nhìn thấy tag |
| Hay sai ở đâu | Nhìn nhầm size, đếm trùng, đếm sót, cộng nhầm | Đọc sót tag bị che hoặc nằm sát kim loại; đọc lẫn tag ở khu bên cạnh |
| Thời gian với khoảng 3,000 sản phẩm | Tuỳ cách xếp hàng; Nextwaves ước tính thường gần cả ngày với 2–3 người | Khoảng 15 phút, một người (mốc Nextwaves công bố cho bộ kit, hàng đã gắn tag) |
| Việc vẫn phải làm sau khi đếm | Đối chiếu, đếm lại phần lệch, tìm nguyên nhân | Đối chiếu, quét lại phần lệch, tìm nguyên nhân |
RFID làm nhanh phần đếm. Phần đối chiếu vẫn cần người: biết món nào đang nằm ở phòng thử, túi hàng nào phần mềm đã trừ tồn, phiếu chuyển nào chưa nhận. Vì vậy quy trình bên dưới dành nhiều chỗ cho các việc trước và sau lúc quét.
Trước lần kiểm đầu tiên: hàng phải có tag và đã nhập kho
Máy RFID chỉ đọc được hàng có tag. Để kết quả quét khớp với sổ kho, mỗi tag phải được liên kết với đúng sản phẩm và ghi nhận qua phiếu nhập kho đã hoàn tất. Trước lần kiểm đầu tiên, cần chuẩn bị ba việc sau.
Gắn tag cho từng món, ở một vị trí cố định
Mỗi món hàng gắn một tag có mã EPC riêng. Với cùng một loại hàng, nên thống nhất vị trí gắn, chẳng hạn dán nhãn RFID lên tem treo của áo, để nhân viên dễ kiểm tra lại bằng mắt. Khi treo nhiều món sát nhau, tránh để các tag chồng hoặc ép sát vào nhau. Không gập phần chứa ăng-ten của tag, không dán chồng hai tag, và tránh đặt tag sát các chi tiết kim loại như khoá kéo hoặc khoá túi. Vị trí gắn phù hợp còn tuỳ loại tag và sản phẩm. Bài RFID trong ngành thời trang có hướng dẫn riêng cho quần áo, giày và túi.
Nhập kho hàng đang có cùng với tag
Trên Sense Inventory, đăng ký mã EPC chưa có nghĩa là hàng đã được nhập kho. Với hàng có sẵn khi bắt đầu dùng phần mềm, lập phiếu nhập kho với lý do Tồn đầu kỳ. Chọn đúng sản phẩm và biến thể, chẳng hạn áo thun đen size M. Bật Tự động quét RFID rồi đặt nhóm áo đó lên đầu đọc để bàn. Mỗi mã EPC khác nhau được ghi nhận là một món. So số tag trên màn hình với số áo đếm tay, gỡ mã đọc lẫn nếu có. Xong nhóm này, tắt tự động quét trước khi chuyển sang size hoặc màu khác. Cuối cùng, hoàn tất phiếu nhập kho để số hàng được ghi vào tồn.
Vì tag chỉ thành tồn kho qua phiếu nhập, một tag lạ lọt vào vùng đọc không thể tự biến thành tồn kho. Khi kiểm, tag đó chỉ hiện ở nhóm Thẻ lạ.
Gắn tag cho hàng mới ngay khi nhập
Hàng mới về nên được gắn tag khi nhập kho, theo cách vừa hướng dẫn. Nếu một món đã ghi tồn nhưng chưa gắn tag, máy RFID sẽ không đọc thấy món đó. Shop có nhiều hàng tồn cũ không nhất thiết phải gắn hết trong một ngày. Có thể làm xong từng nhóm hàng rồi kiểm nhóm đó trước. Lưu ý: nếu trong cùng một mã hàng vẫn còn món chưa gắn tag, không được lấy riêng kết quả quét RFID làm số tồn thực tế của cả mã.
Quy trình kiểm kho bằng RFID: 6 bước
Sáu bước dưới đây dùng được cho cả kiểm toàn bộ kho lẫn kiểm từng nhóm hàng. Bước 3 và 4 là lúc cầm máy quét. Các bước còn lại quyết định con số cuối có đáng tin hay không.
Bước 1: Hoàn tất các phiếu còn dở trước khi quét
Phần mềm lấy số kỳ vọng từ sổ kho. Phiếu nào chưa xong thì sổ kho chưa đúng, và kết quả sẽ báo lệch dù hàng không mất. Vì vậy trước khi kiểm cần:
- Kiểm tra các phiếu chuyển kho đang treo. Hàng đã về đủ thì nhận phiếu trên phần mềm. Hàng còn đang trên đường thì không nhận phiếu chỉ để hết báo thiếu; ghi lại để biết khi đọc kết quả, vì hàng đang chuyển chưa thuộc kho nào và sẽ hiện như hàng thiếu.
- Duyệt và hoàn tất các phiếu nhập, xuất còn ở trạng thái Đã gửi hoặc Đã duyệt.
- Thống nhất giờ bắt đầu với những người cùng quét, để mọi người so với cùng một mốc tồn.
Trước khi quét, kiểm tra phòng thử, quầy thu ngân và khu đóng gói. Áo khách đang thử hoặc để chờ ở quầy vẫn phải được tính nếu còn thuộc tồn kho. Với đơn online đã đóng gói, kiểm tra xem đơn đã được ghi xuất kho chưa. Hàng đã xuất kho nhưng còn chờ đơn vị vận chuyển đến lấy thì để ngoài vùng quét, tránh đọc lẫn. Hàng khách trả lại mà chưa nhập kho cũng cần để riêng với hàng đang bán. Nếu chưa xử lý kịp, ghi lại để đối chiếu khi xem kết quả.
Bước 2: Mở phiên kiểm, chọn kho và phạm vi
Trên Sense Inventory, vào Tồn kho & Kiểm kê, chọn Kiểm kê kho rồi bấm Đối chiếu mới. Chọn kho cần kiểm; kiểm một kho là kiểm cả các kho con và vị trí bên trong nó. Sau đó chọn phạm vi:
- Toàn kho: mọi sản phẩm đang có tồn ở kho đó.
- Mặt hàng đã chọn: chỉ kiểm vài sản phẩm, chọn trên màn hình hoặc nhập file danh sách mã.
- Theo danh mục: chỉ kiểm một hay vài danh mục, ví dụ tuần này kiểm áo thun, tuần sau kiểm quần jean.
Phiên chỉ bao một danh mục thì kết quả chỉ nói về danh mục đó, không suy ra cho cả kho. Tag của sản phẩm ngoài phạm vi, hay của kho khác, mà máy vẫn đọc được thì được để riêng, không được đếm hay điều chỉnh. Nhờ vậy, khi kiểm riêng áo thun mà sào bên cạnh treo váy, số của váy không làm rối kết quả.
Bước 3: Kết nối máy quét và quét theo một tuyến cố định
Mở phiên kiểm rồi chọn Thêm đầu đọc. Máy quét cầm tay kết nối qua Bluetooth; đầu đọc để bàn kết nối qua USB. Nếu dùng máy tính, mở Sense Inventory bằng Chrome hoặc Edge. Shop cũng có thể kiểm trên ứng dụng Sense Inventory ở điện thoại. Sau khi bấm Bắt đầu, các tag đọc được sẽ hiện trên màn hình. Kiểm tra dữ liệu đã được đồng bộ vào phiên trước khi chuyển sang bước đối chiếu.
Đi theo một tuyến cố định, ví dụ từ trái sang phải, từ trên xuống dưới, qua từng sào, từng tầng kệ, rồi tới kho sau. Hướng mặt ăng-ten phía trước của máy về phía hàng và di chuyển đều tay; lia máy quá nhanh có thể sót tag. Nhiều người có thể quét cùng một phiên bằng nhiều máy. Khi đó chia khu cho từng người để không bỏ sót khu nào.
Khi theo dõi, hãy nhìn số mã EPC khác nhau đã đọc, không nhìn tổng số lần đọc. Một tag có thể bị đọc hàng trăm lần trong một lượt rà, nhưng vẫn chỉ là một món.
Bước 4: Chỉnh công suất và quét lại chỗ khó đọc
Công suất ảnh hưởng đến khoảng cách và vùng mà máy đọc được tag. Khi bắt đầu, nên chọn mức vừa phải rồi tăng dần nếu thấy nhiều tag chưa đọc được. Ở nơi các kệ đặt sát nhau, công suất cao có thể khiến máy đọc cả tag ở kệ bên cạnh, hàng chờ giao gần đó hay tag rời để trong ngăn kéo. Gặp tình trạng này thì hạ công suất và quét gần khu cần kiểm hơn. Vùng đọc thực tế còn tuỳ hướng cầm máy, vị trí tag, vật liệu xung quanh và cách xếp hàng.
Một số chỗ thường bị đọc sót:
- Chồng hàng gấp dày, hàng đóng túi xếp sát nhau, hàng còn trong thùng carton.
- Hàng nằm sát kệ, sào hay móc treo bằng kim loại, hoặc tag nằm gần khoá kéo, khoá túi.
- Tag bị gập, bị nhăn hoặc dán chồng lên tag khác.
Với những chỗ này, quét từ nhiều góc, đổi hướng máy, hoặc chia nhỏ chồng hàng để mỗi lượt có ít món trong vùng đọc hơn.
Bước 5: Đọc kết quả theo từng nhóm
Quét xong, Sense Inventory chia danh sách thành các nhóm dưới đây. Mỗi nhóm cần một cách xử lý khác nhau.
| Nhóm | Nghĩa là | Nên làm gì |
|---|---|---|
| Đã quét đủ | Quét thấy đúng như số hệ thống ghi | Không cần làm gì |
| Thất lạc | Hệ thống ghi có nhưng chưa quét thấy | Quét lại từ góc khác; tìm ở phòng thử, kệ của size bên cạnh, túi chờ giao; xem phiếu chuyển kho còn treo |
| Thừa | Máy đọc được tag của món mà sổ kho không ghi đang có trong phạm vi kiểm. Món đã ghi bán nhưng còn trên kệ cũng bị báo thừa | Xem có phải hàng để nhầm kho, hàng chưa hoàn tất phiếu nhập, hay hàng khách trả chưa nhập lại kho |
| Thẻ lạ | Tag không khớp sản phẩm nào đang có tồn: chưa đăng ký, đã rời kho hoặc chưa gắn với sản phẩm. Không tính là chênh lệch | Ghi lại mã, xử lý sau phiên. Thường là tag rời để gần khu quét, hoặc hàng chưa được nhập kho đúng cách |
| Trùng lặp | Cùng một tag bị đọc hơn một lần | Không làm tăng số đếm, vì phần mềm đếm theo mã EPC. Nếu nhóm này có nhiều dòng bất thường, soát lại tuyến quét và các chỗ dán chồng tag |
| Chưa đếm | Sản phẩm chưa được quét hoặc đếm | Quét tiếp, hoặc loại khỏi phiên nếu không thuộc lần kiểm này |
Ví dụ, shop kiểm nhóm áo thun. Phần mềm báo thất lạc một chiếc áo thun đen size M dù nhân viên đã rà hết sào. Nhân viên tìm thấy chiếc áo đó trong phòng thử, quét lại, và dòng đó chuyển sang Đã quét đủ. Trường hợp này không cần điều chỉnh tồn, vì hàng vẫn còn trong shop.
Nếu chưa biết món thất lạc nằm ở đâu, có thể dùng chức năng Tìm hàng trên ứng dụng Sense Inventory. Chọn sản phẩm hoặc mã EPC cần tìm, bấm Bắt đầu tìm rồi rà máy qua những khu nghi có hàng. Khi đọc trúng tag, máy phát tiếng bíp và giảm dần công suất, nên người tìm phải lại gần hơn mới nghe tiếp. Khi đã đến gần, kiểm tra món hàng bằng mắt để chắc đúng sản phẩm.
Hàng chưa gắn tag thì máy không thấy. Nếu một phiên có vài sản phẩm như vậy, có thể bật tuỳ chọn cho phép nhập thủ công trong cài đặt kho, rồi đếm tay và nhập số cho dòng đó ngay trong phiên.
Bước 6: Xác minh phần lệch rồi mới chốt điều chỉnh tồn
Trước khi sửa số, xem lại từng dòng lệch trong sổ kho và lịch sử của từng mã EPC: món đó nhập khi nào, đã qua phiếu xuất hay phiếu chuyển nào. Sau đó bấm Hoàn tất đối chiếu. Phần mềm cho ba lựa chọn:
- Tiếp tục quét: chưa xong, quay lại quét tiếp.
- Chỉ chốt phiên: khoá phiên để giữ kết quả, tồn kho chưa thay đổi. Dùng khi cần quản lý xem trước.
- Chốt & điều chỉnh tồn: khoá phiên và ghi điều chỉnh tồn cho phần chênh lệch, trừ các sản phẩm đã chọn không điều chỉnh. Trên bản web, tồn kho thay đổi ở lựa chọn này.
Nếu chưa rõ vì sao một mã hàng bị lệch, có thể chọn không điều chỉnh mã đó và ghi lý do để kiểm tra tiếp. Nếu cài đặt kho không cho tăng tồn khi dư, phần thừa vẫn được báo nhưng không được cộng vào tồn. Với tag đã ghi bán mà hàng vẫn còn trên kệ, chỉ đưa tag trở lại tồn sau khi đã xác minh nguyên nhân, chẳng hạn hàng khách trả. Sau khi chốt, bấm Duyệt đối chiếu để đóng phiên. Nếu chốt nhầm, người có quyền có thể hoàn tác và ghi lý do. Phần mềm vẫn giữ lịch sử: mỗi lần đảo ngược được ghi thành một bút toán mới, không xoá bút toán cũ.
Kiểm kho bằng RFID chính xác đến đâu?
Trong tài liệu công bố năm 2014, Phòng thí nghiệm RFID của Đại học Auburn (Mỹ) cho biết độ chính xác tồn kho trung bình ở các nhà bán lẻ họ làm việc cùng chỉ khoảng 60%, dao động từ 28% đến 80% tuỳ nơi. Chỉ số này tính theo mã hàng: một mã được coi là đúng khi số trên hệ thống khớp với số thật. Tức là ở mức 60%, cứ 10 mã hàng thì khoảng 4 mã bị lệch số lượng. Trong các đợt thử nghiệm và giai đoạn đầu dùng RFID, con số này lên trên 95%. Riêng với hàng may mặc, Auburn cho rằng khoảng 95% là mức thực tế nên kỳ vọng. Đây là kết quả nghiên cứu ở các nhà bán lẻ, không phải mức cam kết cho mọi shop dùng RFID.
Độ chính xác tồn kho không giống tỷ lệ đọc tag của máy. Máy có thể đọc được gần hết tag mà số tồn vẫn sai, nếu nhập nhầm size, gán tag sai sản phẩm hoặc phiếu kho chưa xong. Riêng lúc quét, một món có thể không được ghi nhận đúng vì:
- Tag bị che, nằm sát kim loại, bị gập hoặc dán chồng lên tag khác.
- Tag bị rơi hoặc bị gỡ khỏi món hàng.
- Món hàng chưa gắn tag nên máy không đọc được; hoặc tag đã được đọc nhưng chưa liên kết đúng với hàng trong sổ kho.
- Người quét bỏ sót một kệ, một thùng hay một góc kho.
Vì vậy, đừng điều chỉnh tồn ngay khi vừa quét xong. Kiểm tra những món báo thiếu hoặc thừa trước. Trong lần kiểm đầu tiên, nên chọn một kệ đã gắn tag đầy đủ, quét bằng máy rồi đếm tay lại đúng số hàng trên kệ đó. Nếu hai kết quả không khớp, kiểm tra lại cách gắn tag, tuyến quét và dữ liệu nhập kho. Nhân viên sẽ biết những chỗ cần chú ý trước khi kiểm cả kho.
Nên kiểm kho bằng RFID bao lâu một lần?
Số tồn lệch dần theo thời gian vì nhập thiếu, bán nhầm size, để hàng sai chỗ hoặc mất hàng. Theo Modern Materials Handling (2013), chuỗi bách hoá Macy's (Mỹ) cho biết sau đợt kiểm toàn bộ đầu năm, độ chính xác tồn kho ở cửa hàng giảm khoảng 2–3% mỗi tháng. Trong đợt thử nghiệm RFID từ năm 2010 với quần jean, đồ cơ bản nam và đồ lót nữ, hãng thấy có thể kiểm xoay vòng nhiều lần trong năm và giữ độ chính xác tồn kho trung bình từ 97% trở lên. Đây là số liệu của Macy's, không phải mức bảo đảm cho các shop khác.
Vì kiểm bằng RFID nhanh, shop có thể kiểm dày hơn so với khi đếm tay. Không có lịch chung cho mọi shop. Một cách tham khảo:
- Hằng tuần: kiểm theo danh mục cho nhóm hàng bán chạy, giá cao hoặc hay bị lệch.
- Hằng tháng hoặc cuối quý: kiểm toàn kho.
- Sau mỗi đợt sale, livestream lớn, hoặc khi đổi mùa: kiểm các nhóm hàng vừa ra vào nhiều.
- Ngay khi nghi số liệu có vấn đề: ví dụ khách đặt online mà không tìm thấy hàng.
Với đơn vị kế toán, Điều 40 Luật Kế toán còn quy định phải kiểm kê tài sản, gồm cả hàng hoá, vào cuối kỳ kế toán năm, và xử lý phần chênh lệch theo quy định kế toán.
Kiểm kho RFID ở cửa hàng, kho online và kho giày túi
Cách quét giống nhau, nhưng mỗi kiểu kho có vài chỗ hay sót riêng.
Cửa hàng quần áo
Hàng treo trên sào thì rà máy dọc theo sào, giữ khoảng cách đều. Hàng gấp trên bàn, trên kệ thì quét từ nhiều phía nếu chồng hàng dày. Đừng quên phòng thử, quầy thu ngân và kho sau. Nếu kho sau được tạo là kho con của cửa hàng trên phần mềm, kiểm cửa hàng là kiểm luôn kho sau trong cùng một phiên. Xem thêm cách dùng RFID cho cửa hàng quần áo.
Kho hàng bán online
Kho bán online thường xếp hàng trong túi nilon hoặc thùng carton. Máy RFID thường đọc được tag qua những lớp bao bì này, nên nhân viên không phải mở từng túi để tìm tem. Tuy vậy, hàng xếp quá dày hoặc tag nằm ở chỗ khó đọc vẫn có thể bị sót; khi đó quét từ nhiều phía hoặc chia nhỏ chồng hàng. Đơn đã đóng gói chờ giao và hàng khách trả về chưa nhập lại kho là hai chỗ dễ gây lệch nhất, nên làm theo bước 1 ở trên trước khi quét. Kiểm lại sau mỗi đợt sale hay livestream giúp phát hiện sớm những mã hàng bị lệch tồn. Xem thêm về kho hàng bán online.
Giày dép, túi xách
Mỗi mẫu giày có nhiều size, mỗi size một hộp. Tag dán ngoài hộp giúp quét cả kệ hộp trong một lượt. Kệ hộp cao thì quét theo từng cột, từ trên xuống. Giày, túi trưng bày ngoài kệ cũng phải có tag như hàng trong hộp. Với túi, ví có khoá, khoen kim loại, tag nên nằm cách xa phần kim loại, và khu nào hay báo thất lạc thì quét lại từ góc khác. Xem thêm về giày dép, túi xách.
Lỗi hay gặp khi kiểm kho bằng RFID và cách xử lý
Khi kết quả kiểm kho bị lệch, đừng vội cho rằng máy quét hỏng. Trước tiên, kiểm tra phiếu nhập, xuất, chuyển kho và những khu có thể bị quét sót.
| Hiện tượng | Nguyên nhân thường gặp | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Rất nhiều sản phẩm báo thiếu cùng lúc | Phiếu chuyển kho đang treo | Nhận các phiếu đã về đủ hàng rồi kiểm lại; hàng còn trên đường thì ghi chú, chưa điều chỉnh |
| Một mã hàng thiếu đúng bằng số lượng của một lô | Phiếu nhập của lô đó chưa hoàn tất | Hoàn tất phiếu rồi so lại |
| Một mã thiếu một chiếc, mã size bên cạnh thừa một chiếc | Bán hoặc nhập nhầm size | Xem đơn bán và phiếu nhập gần đây của hai mã hàng đó trước khi điều chỉnh |
| Báo thừa | Hàng để nhầm kệ, hàng đã nhận mà chưa lập phiếu nhập, hoặc hàng khách trả còn trên kệ | Tìm ở kệ lân cận; lập phiếu nhập bổ sung nếu đúng là chưa ghi |
| Nhiều thẻ lạ | Máy đọc lẫn tag rời, tag của hàng đã ghi xuất nhưng còn chờ giao, hoặc tag chưa liên kết sản phẩm | Đưa tag rời và hàng ngoài phạm vi ra xa, giảm công suất nếu đọc lẫn, kiểm tra các mã EPC chưa được liên kết |
| Một chồng hàng đọc thiếu | Hàng xếp quá dày, tag bị che | Đổi hướng quét, chia nhỏ chồng hàng |
| Số vẫn lệch sau khi đã điều chỉnh | Còn phiếu chưa hoàn tất, hoặc đang so kết quả phiên với số tồn ở một thời điểm khác | Xem sổ kho, mốc tồn của phiên và các phiếu phát sinh trước khi điều chỉnh tiếp |
| Máy mất kết nối giữa chừng | Mất Bluetooth, mất mạng hoặc hết pin | Dừng ở một ranh giới rõ, ví dụ hết một sào, kiểm tra dữ liệu đã lưu, rồi quét lại phần bị ảnh hưởng |
Bộ kit RFID để kiểm kho cho shop thời trang
Starter Kit Bán Lẻ của Nextwaves có giá 25,000,000đ (chưa VAT), gồm:
- Máy quét RFID cầm tay để kiểm kho và tìm hàng, kết nối với điện thoại hoặc máy tính qua Bluetooth 5.0. Theo thông số kỹ thuật, máy đọc xa tối đa 6 m, tốc độ đọc tối đa 700 tag mỗi giây, pin đọc liên tục tối đa 10 giờ. Kết quả thực tế tuỳ loại tag, cách gắn, môi trường và công suất.
- Đầu đọc RFID để bàn để nhập kho, xuất kho cả chồng hàng, cắm vào máy tính qua cổng USB.
- Tặng 2,500 tag RFID đã in và mã hoá sẵn.
- Tặng phần mềm kiểm kho Sense Inventory, bản tiêu chuẩn cho kho, không phí hàng tháng: gán tag cho sản phẩm, nhập kho, xuất kho, kiểm kho và tìm hàng bằng RFID, xem tồn kho trên máy tính và điện thoại.
Shop vẫn bán hàng trên KiotViet, Sapo hoặc Haravan như trước; Sense Inventory đồng bộ tồn kho với các phần mềm này. Giá bộ kit đã gồm đào tạo nhân viên khi bàn giao.
Máy quét cầm tay và đầu đọc để bàn do Nextwaves sản xuất, và cả hai đều có chứng nhận hợp quy theo QCVN 47:2015/BTTTT.
Khi dùng hết 2,500 tag tặng kèm, shop mua thêm tag cho hàng nhập mới, giá 890đ mỗi tag (chưa VAT) với đơn 2,500 tag.
Muốn xem các bước kiểm kho trên màn hình, mở video Kiểm kho trong bộ video hướng dẫn Sense Inventory.
Giá trên là giá niêm yết trên nextwaves.com tại thời điểm cập nhật bài.
Câu hỏi thường gặp về kiểm kho bằng RFID
Kiểm kho bằng RFID mất bao lâu?
Mốc Nextwaves đưa ra cho bộ kit là khoảng 15 phút cho 3,000 sản phẩm đã gắn tag, một người làm. Thời gian thực tế tuỳ cách xếp hàng, số khu phải đi qua và số chỗ phải quét lại. Phần xác minh các dòng lệch sau khi quét cũng cần thêm thời gian.
Kiểm kho bằng RFID có phải đóng cửa hàng không?
Không bắt buộc. Kiểm toàn kho thì nên chọn lúc ít người ra vào và ít phát sinh nhập, xuất, chẳng hạn trước giờ mở cửa hoặc sau giờ đóng cửa. Kiểm theo danh mục vẫn có thể làm trong giờ bán, nhưng phải biết hàng nào được bán, nhập hoặc chuyển đi trong lúc quét, để đối chiếu với đúng mốc tồn.
Một tag bị đọc nhiều lần có bị đếm trùng không?
Không. Phần mềm đếm theo mã EPC, mỗi món một mã riêng. Một tag bị đọc hàng trăm lần trong một lượt rà vẫn chỉ được tính là một món.
Máy không quét thấy một món thì có phải món đó đã mất?
Chưa chắc. Tag có thể bị che, nằm sát kim loại, nằm ngoài tầm quét, hoặc món hàng đang ở phòng thử, trong túi chờ giao, trên một phiếu chuyển kho chưa nhận. Quét lại từ góc khác, tìm ở những chỗ hay lạc, xem các phiếu còn dở rồi mới kết luận.
Máy đã quét đủ tag thì số tồn có chắc chắn đúng không?
Chưa chắc. Máy có thể đọc đủ tag mà số tồn vẫn lệch, nếu tag gắn sai size, hàng đã xuất kho vẫn nằm trong vùng quét, hoặc phiếu kho chưa hoàn tất. Cần kiểm tra các dòng chênh lệch trước khi điều chỉnh tồn.
Hàng chưa gắn tag thì kiểm thế nào?
Máy quét không thấy hàng chưa gắn tag. Nếu chỉ có vài sản phẩm như vậy, có thể bật tuỳ chọn cho phép nhập thủ công trong cài đặt kho, rồi đếm tay và nhập số cho các dòng đó ngay trong phiên. Về lâu dài, nên gắn tag cho hàng ngay khi nhập kho.
Mất mạng thì có kiểm kho được không?
Được, nếu kiểm bằng ứng dụng Sense Inventory trên điện thoại. Phiên kiểm bắt đầu khi không có mạng sẽ hiện trạng thái ngoại tuyến, chưa đồng bộ, và được tải lên khi có mạng lại.
Nhiều người cùng quét một lúc được không?
Được. Nhiều máy có thể quét vào cùng một phiên kiểm. Chia khu cho từng người, và mỗi người đi theo một tuyến cố định trong khu của mình.
Dùng RFID để kiểm kho có phải bỏ mã vạch không?
Không. Nếu shop đang dùng mã vạch để bán hàng, vẫn giữ cách bán đó. RFID được dùng thêm cho các việc trong kho: nhập kho, xuất kho, kiểm kho và tìm hàng. Sense Inventory lo các việc trong kho, không thay phần mềm bán hàng đang dùng.
Tài liệu tham khảo
Nguồn của các số liệu và hướng dẫn được dẫn trong bài (truy cập tháng 10/2026).
- B. Hardgrave, J. Cromhout, Key Considerations for RFID Pilots and Deployments, Auburn University RFID Lab, 2014. auburn.edu
- Modern Materials Handling, RFID the Macy's way, 2013. mmh.com
- Luật Kế toán số 88/2015/QH13, Điều 40 (Kiểm kê tài sản). thuvienphapluat.vn
- Nextwaves, Tài liệu Sense Inventory: Kiểm kê và đối soát tồn kho. docs.nextwaves.com
- Nextwaves, Tài liệu Sense Inventory: Quản lý RFID. docs.nextwaves.com
- Nextwaves, Tài liệu Sense Inventory: Mua hàng và nhập kho. docs.nextwaves.com
- Nextwaves, Hướng dẫn sử dụng và thông số kỹ thuật máy quét RFID cầm tay. docs.nextwaves.com
